En este artículo detallaremos el concepto y las principales características del Aviso de Envío Anticipado o ASN (Automatic Shipping Notification por sus siglas en inglés), además de los beneficios de su uso e implantación.
Un ASN es un documento que proporciona información detallada sobre una entrega pendiente, similar a una lista de embalaje o empaquetado (Packing List). Por lo general, se envía electrónicamente mediante un formato estándar o EDI (Electronic Data Interchange). Los mensajes EDI son un sistema que permite enviar documentación digitalizada bajo un estándar internacional para que pueda ser leída e interpretada de modo automático por distintos softwares. Esto ahorra tiempo y dinero y, de manera general, elimina errores derivados de la gestión manual de documentos. Su uso está ampliamente extendido en el comercio minorista y la automoción, permitiendo la configuración de un envío en varios niveles de detalle, proporcionando una flexibilidad ordenada en la transmisión de información.
El principal beneficio del uso de ASN es que posibilita a las empresas una previsión de inventarios precisa, al garantizar prácticamente al 100% que las cantidades de artículos enumeradas serán las cantidades de artículos recibidas y la fecha de entrega facilitada será la fecha de recepción del pedido. De esta manera, se evitan situaciones de falta de existencias que comprometan las relaciones de la empresa no solo con sus clientes, sino también con sus proveedores y centros de distribución. En otras palabras, lleva la gestión de pedidos al siguiente nivel, incluso cuando se trata de un envío directo. Además, el almacén receptor podrá procesar los pedidos mucho más rápido y, en última instancia, llevar los productos a su destino final de la manera más eficiente posible.
El contenido de un ASN depende de los requisitos de las empresas emisora y receptora, pero suele incluir al menos las siguientes características:
Información sobre el pedido: el número o la referencia del pedido, direcciones, condiciones de transporte.
Detalles de la entrega: la fecha, la hora, la referencia y las condiciones de entrega, entre otros.
Características físicas: qué embalaje se utilizará, por ejemplo, el tipo de palé.
Detalles del producto: debe incluirse una descripción de los productos; qué mercancía y en qué cantidad se entrega, número de serie y lote del producto.
SSCC o código de barras: usado para distinguir de forma unívoca cada producto y agilizar su recepción como detallaremos más Adelante.
El ASN fue desarrollado en los años 70 y su implantación se ha extendido enormemente desde entonces, habilitado por el avance de los métodos de comunicación modernos. Aunque proporciona información similar al conocimiento de embarque (Bill of Lading), su función es muy diferente. Si bien el conocimiento de embarque está destinado a acompañar una carga en su camino, el objetivo del ASN es proporcionar información a las operaciones de recepción del destino mucho antes de la entrega. Esto tiende a afectar el flujo logístico en cuatro áreas: coste, exactitud, flexibilidad, y finanzas
Coste. Las operaciones de recepción modernas rara vez tienen tiempo para desglosar una unidad de envío (caja o palé) e identificar sus componentes, dependiendo en cambio de escaneos rápidos de códigos de barras en las etiquetas de envío. Un ASN puede proporcionar una lista de todos los números de identificación con códigos de barras (SSCCs) de las unidades de envío y el contenido de cada una. Al escanear los SSCCs una vez descargado el camión en el almacén de recepción, se actualiza de forma automática información como: item o material, cantidad, lote, fecha de recepción, proveedor o status de calidad de los materiales, evitando los errores debidos a la introducción de los datos de forma manual. De esta forma los costos de recepción pueden reducirse en aproximadamente un 40%.
Exactitud. Al recibir el ASN, se informa inmediatamente al receptor de cualquier diferencia entre lo que se esperaba y lo que realmente se envió. Además este sistema posibilita contar con una mayor trazabilidad sobre los productos, tanto por parte del emisor como del receptor: se puede saber, en todo momento, cuándo está previsto el envío y a qué almacén o plataforma logística está destinado.
Flexibilidad. Conocer las tasas de cumplimiento reales de los pedidos le da al receptor la oportunidad de reasignar mercancías en envíos posteriores. Asimismo, un ASN asegura que los operarios que recepcionan la mercancía puedan prever qué pedidos se recibirán y cuándo, lo que permite preparar los muelles de descarga y habilitar zonas del almacén para que esté todo listo en el momento preciso.
Finanzas. El ASN se puede utilizar para pagar a los proveedores directamente por los bienes recibidos, descontando de forma automática las posibles discrepancias, si las hubiera. Esto se puede lograr al recibir el ASN en el sistema informático de la empresa (Sistema ERP).
Por último y para finalizar, resaltar que la implementación de un Sistema ASN facilita la consecución de una serie de objetivos empresariales importantes como son: mejorar los procesos logísticos, acelerar y asegurar una correcta recepción de mercancías, intensificar la colaboración entre cliente y proveedor además se estandarizaría el intercambio de información, con un coste de implantación y soporte relativamente moderado, sobre todo si ambas empresas ya tienen implantados un Sistema ERP para sus procesos de negocio principales.
Artículo propiedad de Eduardo Recondo
Información sobre el autor: Eduardo Recondo es Lean Project Manager de la compañía DXC Technology. Desde su posición de Project Manager en DXC Technology, así como su amplia experiencia en consultoría logística en compañías como Hewlett-Packard nos ofrece una visión 360ª sobre la logística actual. Además de su posición en DXC (antigua Hewlett Packard) para la cuenta de Procter &Gamble también imparte clases de la asignatura de Sistemas Logísticos en el Master de Ingeniería Industrial de la Universidad Pública de Navarra.
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