A partir del 5 de octubre de 2026, la digitalización del Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) ya no será una opción, pasa a ser una obligación para todos los transportes nacionales. Esta nueva obligación alcanza por igual a una naviera con departamento de sistemas propio, a una empresa industrial que actúa como cargador y a un transportista que factura con una furgoneta y un teléfono.
Es de vital importancia señalar que esta nueva obligación es para todos los integrantes de la cadena de transporte, aunque es cierto que ese mismo trámite pesa de forma muy distinta según el tamaño de quien lo asume. Antes de valorar qué hace cada herramienta, conviene mirar cómo se cobra porque existen diferentes opciones: si el modelo obliga a pagar todos los meses, aunque un autónomo apenas mueva un puñado de expediciones, resolver el DeCA para pymes y autónomos sale más caro que el propio problema que debía resolver. La plataforma de gestión documental Orus Logistics ha optado por otra vía para gestionar el DeCA digital y permite gestionar el DeCA sin cuotas recurrentes mediante paquetes de documentos que se compran una vez y se consumen a medida que hacen falta.
Una cuota mensual no encaja con un volumen que sube y baja
Actualmente, saber ajustar las necesidades es fundamental, pero realmente, lo que si es urgente es la fecha, porque no hay demora en su aplicación. Y es necesario tener claro las casuísticas de cada compañía si no queremos terminar pagando por la generación de un documento por encima de nuestras necesidades. Una empresa de transporte que duplica sus envíos en campaña y reduce la actividad a la mitad en temporada baja, por ejemplo, no debería de optar por una tarifa plana de generación del documento.
Frente a esa rigidez, Orus Logistics aplica un modelo de DeCA de pago por uso, con paquetes prepago de DeCA de 1.000, 5.000 o 10.000 documentos que no caducan por el paso de un mes: la empresa vuelve a comprar cuando los agota, no cuando se cumple un ciclo de facturación. Es, en la práctica, un DeCA sin suscripción: se paga por lo que se genera, no por mantener el acceso abierto.
Un precio por documento que se conoce de antemano
La incertidumbre sobre el coste final suele ser el primer obstáculo antes de adoptar una herramienta, cosa del todo lógica, y más en los actuales tiempos de un alza de costes para el sector por la situación geopolítica mundial. El precio del DeCA digital de Orus Logistics parte de 0,26 euros por documento, impuestos no incluidos, y varía según el paquete contratado, lo que permite calcular el gasto documental antes de iniciar cualquier operación. Esta propuesta para un colectivo como el del transportista autónomo, evita presupuestos difíciles de interpretar; para una empresa con un volumen mayor, los paquetes superiores reducen el coste por unidad sin cambiar el funcionamiento de la plataforma. La diferencia entre un pequeño transportista y una compañía con flota propia está en cuántos documentos compra, no en si puede acceder o no a la digitalización del trámite por cuestiones de coste.
Darse de alta no cuesta nada, ni para el cliente ni para el transportista
Ni el cargador ni el transportista pagan por darse de alta en Orus Logistics, y los conductores tampoco necesitan registrarse ni instalar ninguna aplicación para recibir el documento. El coste queda concentrado en la generación del DeCA a través del paquete adquirido, lo que evita que cada empresa que participa en una operación tenga que pagar solo por formar parte del proceso. Esa condición es muy importante cuando un mismo transportista trabaja con varios cargadores o un cargador reparte su mercancía entre distintas empresas de transporte.
Menos campos que rellenar, menos motivos para equivocarse
Además del precio, hay otro coste como es de la adopción, el tiempo que exige aprender una herramienta nueva y usarla cada día. Orus Logistics limita los datos solicitados a los que la normativa exige para preparar el DeCA y evita campos adicionales que no aportan nada a ese fin. Cuantos menos datos hay que introducir, menos tiempo se pierde y menos probable es que alguien cometa un error al rellenar el formulario, eso si, siempre solicitando los datos necesarios para que el documento tenga plena validez.
Cada empresa responde solo de los datos que le corresponden
Es necesario también señalar las responsabilidades de cada uno de los actores de la cadena de transporte respecto a la nueva normativa. Esta reparte la responsabilidad del Documento electrónico de Control Administrativo entre el cargador contractual y el transportista efectivo, y esa doble obligación suele traducirse en muchas ocasiones en una lista de tareas administrativas como llamadas y correos para reunir información que está repartida entre varias empresas. Orus Logistics deja que cada parte complete únicamente los datos de los que responde y registra quién ha aportado cada uno, de modo que no se tiene que perseguir todo el expediente ni asumir tareas que no le corresponden a quien genera el documento.
El documento llega al conductor sin una aplicación nueva
Otra parte importante es la gestión operativa del documento con los conductores. Una vez generado, el DeCA se envía al conductor por WhatsApp, sin que tenga que descargar nada ni crear una cuenta. El profesional recibe el documento por un canal que ya usa a diario y puede localizarlo con rapidez si hay una inspección en carretera. Para quienes trabajan con conductores puntuales o subcontratados, evitar una instalación previa reduce tanto el tiempo de puesta en marcha como las consultas posteriores sobre cómo funciona la aplicación.
La obligación es la misma; la capacidad para asumirla, no
A partir del 5 de octubre, digitalizar el DeCA es obligatorio tanto para un autónomo como para una compañía de gran tamaño o para un cliente cargador. Para los transportistas de menor tamaño, absorber un coste fijo nuevo en los tiempos actuales no es positivo. Un modelo por paquetes, sin cuotas recurrentes ni coste de alta, no cierra por sí solo esa distancia, aunque sí evita que el precio de cumplir la norma sea el primer motivo para no hacerlo. Quien quiera revisar los paquetes disponibles puede gestionar el DeCA sin cuotas recurrentes
Carlos Zubialde
contacto@informacionlogistica.com
