Por Xavi Moral, COO en Columat
La falta de disponibilidad, carga y trazabilidad de escáneres y terminales móviles puede generar interrupciones recurrentes en la operativa logística. La automatización de su entrega, devolución y custodia permite reducir tareas manuales y mejorar el control de los activos compartidos.
La productividad de un almacén suele medirse en indicadores como la preparación de pedidos, la velocidad de procesamiento o la eficiencia de la mano de obra. Sin embargo, hay un factor cotidiano que puede pasar desapercibido: el tiempo que los operarios dedican a localizar, recoger y devolver los dispositivos necesarios para trabajar.
Escáneres de radiofrecuencia, PDA, terminales de mano, ordenadores móviles y tabletas forman parte de procesos como la recepción de mercancía, la ubicación en almacén, el picking, la reposición y el control de inventario. Cuando un equipo no está disponible, no tiene batería suficiente o se ha extraviado, el problema deja de ser únicamente tecnológico y afecta al ritmo de la operación.
La jornada puede comenzar con operarios esperando a recibir un dispositivo, supervisores que deben repartir equipos manualmente o trabajadores que buscan un escáner que no aparece. También puede ocurrir que un terminal se devuelva descargado o que una avería no se detecte hasta que otro empleado intenta utilizarlo. Son interrupciones breves, pero, cuando se repiten en varios turnos y afectan a decenas o cientos de personas, pueden convertirse en una pérdida acumulada de tiempo productivo.
De guardar dispositivos a controlar su disponibilidad
En este contexto, las taquillas inteligentes están ampliando su función más allá de la custodia segura. En entornos logísticos e industriales, pueden centralizar la entrega, devolución, carga y trazabilidad de los dispositivos compartidos, con un proceso de acceso controlado y registro digital.
Mediante credenciales como tarjetas RFID, códigos QR o PIN, cada empleado puede recoger el equipo que necesita y devolverlo al finalizar su uso. Las transacciones quedan registradas y permiten asociar cada dispositivo con el usuario y con los momentos de entrega y devolución, creando una cadena de custodia auditable sin depender de hojas de registro ni de la intervención continua de un supervisor.
La mejora es relevante para distintos perfiles. Los responsables de almacén ganan visibilidad sobre la disponibilidad y utilización de los equipos; los equipos de IT y mantenimiento pueden consultar dónde se encuentra un dispositivo y si se ha comunicado una incidencia; y los operarios disponen de un punto definido para acceder al material que necesitan al comienzo del turno.
Un dispositivo disponible también debe estar cargado y operativo
La presencia física de un escáner no garantiza que esté listo para trabajar. Si la batería está agotada o el equipo presenta una avería que nadie ha comunicado, el dispositivo no está realmente disponible para el siguiente turno.
La carga integrada permite que el equipo comience a cargarse en cuanto se devuelve, facilitando su rotación entre turnos. El proceso también puede incorporar una comprobación del estado: si el operario notifica que un terminal está dañado, el sistema puede identificarlo y retirarlo del circuito habitual hasta que el equipo responsable lo revise.
El flujo de trabajo pasa así de una gestión manual a un ciclo controlado: entrega → uso → devolución → carga → revisión → nueva asignación.
El valor no reside únicamente en disponer de una taquilla, sino en reducir las intervenciones manuales en una tarea repetitiva y asegurar que los dispositivos vuelvan al circuito en condiciones adecuadas.
Conectar los activos físicos con los sistemas del almacén.
A medida que los centros de distribución avanzan en automatización, también cobra importancia la integración de los equipos auxiliares con los sistemas que gestionan la operativa. Las plataformas de Smart Lockers pueden conectarse mediante API con sistemas de gestión de almacenes (WMS), soluciones ERP y otras herramientas de gestión de activos.
Esta conexión permite incorporar la disponibilidad y asignación de dispositivos al entorno digital del almacén y facilita una visión centralizada en organizaciones con varios centros. De este modo, los responsables pueden consultar la información de los activos sin depender exclusivamente de hojas de cálculo o registros independientes en cada instalación.
La infraestructura física también debe adaptarse a los cambios de la actividad. Las campañas estacionales, el crecimiento de la plantilla, la reorganización de zonas o la renovación de la flota de terminales pueden modificar las necesidades de custodia y carga. Los sistemas modulares permiten combinar distintos tamaños de compartimento, métodos de acceso y configuraciones de carga en una misma instalación.
Cómo medir el impacto en la productividad
El retorno de una solución de gestión automatizada de dispositivos depende de factores como el número de operarios, la organización de los turnos, el volumen y tipo de equipos, y el procedimiento de entrega y devolución que se utilice previamente. Por ello, las mejoras registradas en una instalación no deben interpretarse como un resultado garantizado para cualquier almacén.
Los datos de despliegue recogidos por proveedores de este tipo de soluciones apuntan a reducciones superiores al 68 % en el tiempo que los empleados dedican a recoger equipos en determinados entornos. Para valorar el impacto en cada operación, conviene medir el tiempo empleado en la entrega y devolución, la frecuencia de dispositivos extraviados o averiados, las incidencias por falta de batería y las horas que supervisión, IT y mantenimiento dedican a resolverlas.
Cuando unos pocos minutos se repiten en cada turno y entre numerosos trabajadores, el efecto acumulado puede ser significativo. A ese tiempo se añaden las búsquedas de dispositivos, las gestiones de reposición y las interrupciones provocadas por equipos que no están listos para su uso. La oportunidad consiste, por tanto, en tratar la disponibilidad de los terminales como parte de la productividad del almacén, y no como una tarea administrativa secundaria.
A medida que las operaciones logísticas dependen más de la tecnología móvil, las taquillas inteligentes pueden aportar la infraestructura física para que los dispositivos compartidos estén controlados, cargados, trazables y preparados para el siguiente turno.
