No es la primera vez que señalamos la alta competitividad y dinamismo que caracteriza a sectores como la logística, el transporte o la distribución, y la importancia que tiene en su éxito una correcta implementación de las herramientas de gestión de flotas.

A medida que las empresas crecen y sus operaciones se expanden, la complejidad de gestionar una flota de vehículos también aumenta. Los retos que se tienen que afrontar son cada vez más complejos no solo a nivel interno, sino también a nivel externo, debiendo de tener en cuenta nuevas situaciones que impactan en la actividad como las zonas de acceso restringido, las zonas de bajas emisiones (ZBE) u otros casos concretos como pueden ser las zonas peatonales.

Aquí es donde entra en juego contar con un correcto Fleet Management y la importancia que tiene en el desarrollo del día a día para las empresas que cuentan con una flota propia. Uno de los principales objetivos de un Feet Management es abarcar desde la adquisición y el mantenimiento de los vehículos hasta la gestión de conductores o la implementación de tecnologías de seguimiento y control.

Las empresas que han incorporado un programa de Fleet Management adquieren una serie de ventajas competitivas, importantes y determinantes en mercados tan competitivos como los que hemos señalado.

Uno de los principales beneficios es la capacidad de reducir los costos operativos mediante un correcto control sobre el Fleet Track System. A través de una supervisión meticulosa y la implementación de estrategias de optimización, el Fleet Management debe de crear los controles precisos para identificar y eliminar ineficiencias, lo que se traduce en ahorros significativos en apartados como el combustible, mantenimiento u otros gastos operativos.

La mejora de la eficiencia operativa mediante la planificación de rutas más efectivas, la reducción del tiempo de inactividad de los vehículos y el aseguramiento de que los vehículos estén en perfecto estado de funcionamiento son también ventajas competitivas que se logran con un correcto plan de Fleet Management y su aplicación. Esto no solo mejora la productividad, también aumenta la satisfacción del cliente final al garantizar la prestación de sus servicios con la máxima calidad.

Otro aspecto muy importante es la seguridad, y esta es una prioridad en la gestión de flotas. Los actuales Fleet Management ponen una especial atención cuando se habla de la seguridad, generando los protocolos necesarios para garantizar que los vehículos cumplan con todos los requisitos de seguridad y que los conductores reciban la formación adecuada en forma y plazo. Además, lo habitual es implementar sistemas de seguimiento y monitorización que pueden detectar comportamientos de conducción peligrosos y tomar medidas correctivas antes de que se produzca un accidente. Toda esta información está disponible para el Fleet Manager en herramientas de gestión de flotas como FlotasNet, pasando a ser una herramienta indispensable en su día a día.

Además, la empresa que cuenta con un programa de Fleet Management lograría un enfoque en un aspecto tan crítico como la sostenibilidad y cumplimiento normativo. En un mundo cada vez más preocupado por la sostenibilidad, los planes de gestión de flotas juegan un papel crucial en la reducción de la huella de carbono. A través de la adopción de vehículos más eficientes, la implementación de prácticas sostenibles y la correcta planificación en el uso de la flota, ayudan a cumplir con las normativas ambientales y mejorar la reputación corporativa.

Qué objetivos debe de tener un programa de Fleet Management

Hemos visto que las ventajas son varias y además de importancia, pero en realidad, ¿Cuáles son los objetivos que debe de alcanzar un programa de gestión de flotas? ¿Cómo se traduce esto en el día a día?

Los objetivos son variados, pero siempre debe de estar correctamente definido en nuestro programa de Fleet Management, entre los que es esencial abarcar las áreas de:

  • Gestión de Vehículos

Sin duda es uno de los objetivos principales; básicamente se asigna la responsabilidad de la adquisición, mantenimiento y disposición de los vehículos de la empresa. Esto incluye la selección de vehículos adecuados, la programación de mantenimientos preventivos y la gestión de reparaciones. Además, se debe de asegurar de que los vehículos sean reemplazados en el momento adecuado para evitar costos innecesarios y mantener la flota en óptimas condiciones.

  • Supervisión de Conductores

Otro de los objetivos más habituales, ya que no solo debemos de poner el foco en controlar la flota, sino también supervisar el personal (conductores) que prestan sus servicios en los vehículos de la empresa. Este objetivo es crítico para la empresa ya que implica la contratación y formación de conductores, la monitorización de su desempeño y la implementación de programas de incentivos para mejorar la eficiencia y la seguridad. También se debe de garantizar el cumplimiento de las normativas laborales y de seguridad vial, así como todas las normativas internas que la empresa tenga estipuladas en el desempeño de su labor como conductor, todo ello alineado como es lógico con las políticas de contratación de la compañía y su estilo corporativo.

  • Implementación de Tecnología

Un programa de Fleet Management no se entendería sin el apoyo de la tecnología más puntera. La empresa debe de trabajar para incorporar los últimos avances tecnológicos, y hacer que los responsables y equipos de gestión de flota estén familiarizados con las últimas innovaciones en software y hardware de seguimiento y control de flotas. Esto incluye tener un control en el mercado sobre los sistemas GPS, dispositivos de telemetría y software de gestión de flotas que proporcionan datos en tiempo real sobre la ubicación y el estado de los vehículos, así como los nuevos modelos predictivos para el mantenimiento de la flota basados en modelos de Inteligencia Artificial.

  • Planificación y Optimización de Rutas

No debemos de olvidar que la consecuencia práctica de un programa de Fleet Management es dar cobertura en el día a día de las labores como la planificación y optimización de rutas. El programa debe de permitir la integración y utilización de software de planificación de rutas y análisis de datos como FlotasNet, que permiten poder diseñar rutas más eficientes, que ahorren tiempo y combustible, y que minimicen el desgaste de los vehículos.

  • Monitorización y Reporte de Rendimiento

Monitorizar el rendimiento de la flota es esencial para identificar áreas de mejora. La parte analítica es uno de los puntos importantes que los programas de Fleet Management deben de recoger. El análisis de datos como el consumo de combustible, los tiempos de inactividad y los costos de mantenimiento para crear informes detallados que ayuden a tomar decisiones informadas futuras es un buen ejemplo de ello.

  • Gestión de Costos

Estamos ante otro objetivo vital, y es que controlar y reducir los costos queda fuera de toda duda que es esencial. Además, el control de costes deberá de estar alineado en el plan de Fleet Management asignado a la gestión de flota con los objetivos globales que la empresa se impone como objetivos. Estar alineados es fundamental, y es que el control de coste en el programa de gestión de flota debe de incluir la negociación con proveedores, la gestión de contratos de mantenimiento o la implementación de estrategias de ahorro de combustible.

Soluciones para un Buen Fleet Management

Estamos observando que tener un programa de Fleet Management genera un alto impacto para la empresa, y debemos de reiterar que un plan de gestión integral de la flota de vehículos que deberá de ser consensuado con la dirección de la compañía, y que es la guía sobre la que se asentará la labor diaria.

Un correcto Fleet Management contará, por un lado, con unos KPIs claros, definidos, consensuados y medibles; y, por otro lado, con las herramientas suficientes para poder realizar la gestión diaria, así como la consecución de los objetivos marcados en el plan.

Podemos también señalar algunas de las soluciones que debe de poseer y gestionar en su día a día un equipo de gestión de flota para que le permita poder llevar adelante el programa de Fleet Management, como:

  • Software de Gestión de Flotas
  • Sistemas de Seguimiento por GPS
  • Sistemas de Control del Programa de Mantenimiento Preventivo
  • Gestión de Formación y Capacitación
  • Herramientas de Análisis de Datos y Reporting
  • Gestión de Estrategias de Sostenibilidad
  • Control en la Gestión de Combustible
  • Telemetría

Como conclusión, podemos asegurar que tener un programa de gestión de flotas o Fleet Management es esencial para toda empresa que posea una flota de vehículos. Los objetivos, aun siendo de amplio espectro, alcanzan desde la gestión de vehículos y conductores hasta la implementación de tecnologías avanzadas y la optimización de rutas, y es que en un entorno empresarial tan competitivo conseguir garantizar que las operaciones sean lo más eficientes, seguras y sostenibles posibles supone una ventaja competitiva con impacto directo en las cifras de negocio.

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