Es sobradamente conocido que el documento de control de transporte, que hasta ahora podía imprimirse y guardarse en una carpeta, dejará de ser válido en papel a partir del 5 de octubre de 2026. Así lo fija la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, de forma que quien siga confiando en el impreso con sello y firma se encontrará, ante una inspección, en la misma situación que si no llevara documento alguno, y con la consecuente multa por ello.
Antes de entrar en las responsabilidades, conviene recordar qué acredita este documento del que tanto se habla. El DeCA contiene la información, como por ejemplo quién contrata el transporte, quién lo ejecuta, qué mercancía se mueve, entre qué puntos y en qué condiciones. Es, en la práctica, el rastro documental que permite a la Inspección de Transporte Terrestre verificar que una operación de mercancías por carretera cumple la normativa vigente. A partir de octubre, solo cuenta si es electrónico, con firma y fecha verificables, y accesible mediante un código QR, que según las últimas disposiciones, puede estar en un soporte digital o en un soporte físico (papel), pero que en este caso, con su escaneo, se tiene que acceder a la información digital para ser considerado como válido.
La norma reparte la responsabilidad entre quienes participan en una operación de transporte. Son tres perfiles que, en la mayoría de esas operaciones, no coinciden en la misma empresa. El primero sería el cargador contractual, el cliente que encarga el transporte, y que responde de que los datos comerciales y de la mercancía sean correctos dentro de ese documento de control. Datos como la identidad del expedidor, la naturaleza y peso de la carga, el lugar de recogida, o las condiciones pactadas son informaciones de su responsabilidad. Si esos datos son falsos o están incompletos, la responsabilidad recae sobre él, aunque el documento lo haya generado formalmente el transportista.
El transportista efectivo es quien debe generar el documento, llevarlo a bordo durante el trayecto y exhibirlo ante cualquier control. Como decíamos, el nuevo formato genera un código QR que puede ser soportado en digital o papel. Responde también de los datos propios del servicio, como son, su identidad, la matrícula del vehículo, la identidad del conductor, la hora de inicio y el lugar de descarga. Y es a él a quien se dirige primero la inspección, porque es quien tiene la obligación material de portar y mostrar el documento en carretera.
Entre ambos se sitúan en algunos casos los intermediarios, operadores logísticos, agencias y transitarios que organizan la operación sin ejecutarla ni contratarla en nombre propio. Su responsabilidad se limita a la exactitud de los datos que trasladan al resto de la cadena, pero eso no les exime de nada. No sustituyen la obligación del transportista de emitir y portar el documento, ni la del cargador de aportar información veraz. Son, en cierto modo, el eslabón que puede introducir un error sin cargar después con la sanción administrativa directa, aunque sí con la responsabilidad contractual frente a su cliente si ese error termina inmovilizando y tiene mayores repercusiones.
Si hablamos de lo que supone no cumplir con esta nueva normativa, tenemos que decir que circular sin un documento de control válido está tipificado como infracción grave en la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres, con multas de entre 401 y 2.000 euros. La calificación puede escalar a muy grave si hay reincidencia o si se detectan datos fraudulentos, y el vehículo puede quedar inmovilizado junto con la carga hasta que se resuelva la incidencia. La cifra de la multa, en la mayoría de los casos, resulta secundaria frente al coste real de la inmovilización del vehículo, que se puede producir, con la cadena de consecuencias contractuales que pueden además ejecutarse entre cliente y transportista.
Con la fecha ya encima, la digitalización del documento se ha convertido en un ejercicio de coordinación entre los tres actores más que en un problema tecnológico, debido a las numerosas opciones ya existentes. El mercado ofrece desde integraciones completas con los sistemas de gestión de la empresa hasta soluciones que se conectan al ERP o TMS existente. Es el caso de Planimatik, el software de gestión de transporte que integra la generación y conservación del documento de control en las herramientas que la empresa ya utiliza, sin obligar a cargador ni a transportista a cambiar de plataforma.
Con el calendario aproximándose al 5 de octubre, lo que queda por resolver para estar preparados, en la mayoría de las empresas, tiene que ver tanto con la tecnología como con la coordinación interna. Por eso es imprescindible que cada actor conozca qué tiene que hacer, y ponerlo en funcionamiento, antes de que la fecha límite toque a su fin.
Carlos Zubialde
carlos@informacionlogistica.com
