La gestión de una flota propia se ha convertido en uno de los principales focos de control para las empresas de transporte y para cualquier organización que dependa de vehículos para su actividad. El aumento de los costes, la presión sobre los márgenes y la necesidad de ofrecer un servicio cada vez más fiable obligan a pasar de una gestión basada en la experiencia a otra apoyada en datos operativos sólidos y comparables en el tiempo.
Desde Gesinflot, empresa especializada en gestión de flotas y con una amplia trayectoria en el sector, han identificado lo que consideran la lista definitiva de indicadores que una empresa debería tener siempre bajo control. No se trata de medir más, sino de medir mejor, con KPIs que conecten directamente con la rentabilidad, la eficiencia y la disponibilidad real de la flota.
El primer indicador es el coste total por kilómetro. Este dato permite tener una visión global del rendimiento económico de cada vehículo y de la flota en su conjunto, integrando todos los costes asociados a la operación. A partir de ahí, el coste de combustible por kilómetro y el consumo medio en litros cada cien kilómetros se convierten en una referencia básica para detectar desviaciones, hábitos de conducción ineficientes o impactos derivados del tipo de ruta y carga.
Otro KPI crítico es el porcentaje de kilómetros en vacío frente a los kilómetros productivos. No solo mide eficiencia comercial, también refleja la calidad de la planificación y la capacidad de aprovechar cada desplazamiento. En esa misma línea, la tasa de utilización del vehículo, comparando el tiempo real en ruta con el tiempo disponible, ayuda a identificar activos infrautilizados o cuellos de botella operativos.
El tiempo de inactividad o ralentí, conocido como idle, es un indicador muchas veces infravalorado. Su impacto directo en el consumo de combustible y en el desgaste del vehículo lo convierte en una fuente silenciosa de sobrecostes si no se controla adecuadamente.
El cumplimiento de la planificación, medido como desviación respecto al plan previsto en rutas, tiempos o llegadas, aporta una visión clara sobre la fiabilidad operativa. Este KPI conecta directamente con la puntualidad de las entregas, el conocido OTD, y con el cumplimiento de ventanas horarias, dos variables que afectan tanto a la satisfacción del cliente como a la eficiencia interna.
En operaciones con mercancía sensible, las incidencias en la cadena de frío adquieren un peso específico. Medir las excursiones de temperatura por cada mil kilómetros o por envío permite anticipar riesgos, mejorar procesos y reducir pérdidas difíciles de justificar a posteriori.
El mantenimiento es otro pilar clave. El coste de mantenimiento por kilómetro, junto con la proporción entre mantenimiento preventivo y correctivo, refleja el nivel de madurez de la gestión técnica de la flota. Un exceso de correctivo suele traducirse en mayor indisponibilidad y mayores costes no planificados.
Por último, la disponibilidad técnica de la flota y el porcentaje de vehículos operativos en cada momento cierran el círculo. Los días fuera de servicio no solo son un problema técnico, son un problema comercial y operativo que condiciona toda la planificación.
Controlar estos diez KPIs no garantiza por sí solo una flota eficiente, pero ignorarlos casi asegura lo contrario. La diferencia entre gestionar vehículos y gestionar una flota está en la capacidad de convertir estos indicadores en decisiones, y ahí es donde muchas empresas todavía tienen margen de mejora.
Carlos Zubialde
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