Hay un patrón que se repite con frecuencia en empresas que operan con una flota propia, tanto transportistas como compañías industriales o distribuidoras que poseen vehículos propios: los costes están registrados, pero no están explicados. El gasto en combustible aparece en la contabilidad, el mantenimiento también, las horas de los conductores igualmente. Tenemos acceso a un panel extenso de datos, pero lo que no aparece es la causa de por qué esos números son lo que son y no otro valor distinto.
Esa diferencia entre registrar y entender es posiblemente más importante de lo que parece, porque cuando una empresa no sabe por qué gasta lo que gasta, tampoco sabe dónde puede reducirlo ni qué decisiones están deteriorando su margen sin que nadie lo haya identificado.
La realidad operativa de una flota genera datos continuamente: el comportamiento del conductor al volante, las aceleraciones bruscas, el consumo real por ruta, los tiempos de carga y descarga, el estado técnico de cada vehículo, las paradas no planificadas. Durante años, buena parte de esa información se ha perdido o ha quedado dispersa en sistemas que no dialogan entre sí, en hojas de cálculo que alguien actualiza manualmente o directamente en la memoria del responsable de tráfico.
El problema no duele en el corto plazo porque la empresa funciona, los vehículos salen, las cargas llegan y los clientes no se quejan. El deterioro es gradual y silencioso, y suele hacerse visible cuando los costes ya llevan tiempo desviándose sin que nadie haya podido señalar exactamente dónde.
Plataformas como Gesinflot, desarrollada por TDI desde 1997 y con más de 25.000 vehículos conectados en España y Europa, están orientadas precisamente a cerrar esa brecha entre lo que ocurre en la carretera y lo que llega a la oficina de tráfico. La plataforma integra en un mismo entorno los parámetros técnicos del vehículo, el análisis de conducción, el consumo de combustible, el mantenimiento predictivo y la gestión del tacógrafo, con posibilidad de conectarse con cualquier TMS del mercado para que la información no quede aislada en un sistema paralelo sino integrada en la operativa real de la empresa.
Lo relevante de este tipo de soluciones no es la tecnología en sí, sino lo que cambia cuando una empresa pasa de gestionar con estimaciones a hacerlo con datos estructurados. La misma ruta, con dos conductores distintos y estilos de conducción diferentes, puede tener consumos que difieran de forma significativa. Sin datos, esa diferencia no existe para nadie. Con datos, se convierte en un criterio de formación, de planificación o de asignación de vehículos.
El mantenimiento sigue un camino parecido. La mayoría de las flotas reparan cuando algo falla, no antes. El coste de una avería en ruta, con la parada asociada, el servicio de asistencia y el impacto en la entrega, es considerablemente mayor que el de una intervención preventiva bien planificada. La diferencia entre uno y otro escenario no es técnica, es informativa: requiere datos continuos sobre el estado real de cada vehículo.
La gestión del transporte ha funcionado durante décadas sobre la base de la experiencia acumulada y el criterio de quienes llevan años en el sector. Ese conocimiento tiene valor real y no desaparece con la digitalización. Lo que sí cambia es que ya no tiene que operar solo: puede apoyarse en información precisa para tomar decisiones más fundamentadas. La pregunta que cada empresa con flota propia debería hacerse no es si puede permitirse implantar un sistema de gestión, sino qué le está costando no tenerlo.
Carlos Zubialde
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