En la gestión diaria de una flota de transportes existen operativas que, pese a que puedan ser desconocidas para el público en general, además de realizarlas, tienen una importancia fundamental para el buen funcionamiento de la cadena de transporte. Una de esas actividades es la gestión de la documentación y llaves de los propios camiones, cuando estos llegan a sus bases y tienen que dejar o recoger el camión.
Puede parecer algo sencillo, pero requiere de un control que, añadido a la amplitud de los horarios, es un dolor de cabeza para las empresas de transporte. Nos hemos acercado a Serveto SL, uno de los operadores logísticos y de transporte más reconocidos en España, y hemos conversado con Paco Lorente, su Director de flota, mantenimiento y base, para que nos cuente cómo han solucionado esta operativa incorporando una taquilla inteligente o locker:
1- Transportes Serveto opera principalmente en transporte de carga completa y logística de gran volumen. ¿Cómo llega una empresa de vuestro perfil a plantearse un sistema de taquillas inteligentes?
En nuestro caso, no es tanto una cuestión de tamaño de la carga como de complejidad operativa. Gestionamos una flota con múltiples vehículos, conductores y turnos, lo que genera numerosos puntos de interacción física en el día a día. Nos planteamos las taquillas inteligentes como una forma de ganar eficiencia en esos momentos clave, optimizando los procesos y mejorando la trazabilidad, reduciendo dependencias operativas innecesarias y facilitando una gestión más ágil y ordenada.
2- La gestión de llaves y documentación es uno de los puntos de fricción clásicos… ¿Ese era el problema concreto que queríais resolver?
Exactamente. Teníamos un problema claro de sincronización: conductores que llegan fuera de horario, relevos entre turnos, documentación que debe cambiar de manos… Todo eso generaba esperas, interrupciones y dependencia de terceros. Queríamos eliminar esa fricción y dar autonomía tanto a conductores como a equipos de flota.
3- ¿Cómo funcionaba el sistema anterior y cuál era el coste real de ese modelo?
El sistema anterior respondía a un modelo más tradicional, basado en gestiones manuales y con menor nivel de optimización. Aunque funcionaba, generaba ciertas ineficiencias en el día a día y una menor trazabilidad en los procesos, lo que nos llevó a buscar una solución más ágil y alineada con nuestras necesidades operativas actuales.
4- ¿Qué criterios priorizasteis? ¿Por qué os decantasteis por el locker de Arregui?
Priorizamos tres cosas: fiabilidad, facilidad de uso y adaptabilidad a nuestro entorno operativo. Necesitábamos una solución robusta, que no dependiera de infraestructuras complejas y que fuera intuitiva para el conductor. El locker de Arregui encajaba bien porque combinaba simplicidad con funcionalidad, y eso en nuestro sector es clave para asegurar adopción.
5. ¿Qué aspecto técnico está resultando más importante?
La simplicidad y fiabilidad en el acceso son clave.
6- ¿Cómo recibió el equipo el nuevo sistema?
Al tratarse de una solución muy intuitiva, la adopción fue rápida. En pocas semanas ya formaba parte de la rutina diaria y, de hecho, hoy sería difícil volver atrás.
7- ¿Tenéis datos de la mejora desde la implantación?
Aunque más que en cifras absolutas nos fijamos en la operativa diaria, sí hemos notado una reducción clara de incidencias relacionadas con llaves y documentación. También hemos eliminado prácticamente los tiempos de espera asociados y reducido interrupciones al equipo de flota, lo que mejora la productividad global.
8- ¿El sistema es suficientemente flexible?
El sistema se ha podido adaptar sin necesidad de rediseñar procesos. Más que adaptar la solución, hemos podido integrarla en nuestra operativa de forma bastante natural.
9- ¿Habéis explorado otros usos del locker?
A día de hoy, estamos valorando opciones de incorporar taquillas inteligentes para la entrega de EPI's o material de taller.
10- ¿Qué le dirías a un responsable de operaciones que aún gestiona esto de forma manual?
Que probablemente está asumiendo costes ocultos más altos de lo que cree. No solo en tiempo, sino también en incidencias y falta de eficiencia en la operativa diaria. Automatizar este tipo de procesos no es solo una mejora puntual, es un paso hacia una organización más ágil, más ordenada y preparada para crecer de forma sostenible.
Muchas gracias a Pablo y su equipo por compartir una experiencia que está suponiendo una clara mejora operativa, con el uso de taquillas inteligentes en un ámbito en el que muchos podian no haber situado, pero que da un soporte y control máximo.
Carlos Zubialde
contacto@informacionlogistica.com
