A partir del próximo 5 de octubre, el documento de control administrativo (DeCA) que todo transportista debe llevar a bordo dejará de admitirse en papel, según establece la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible. La obligación digital afecta al transporte nacional y al cabotaje, mientras que el internacional o la paquetería nacional quedan al margen, y la norma no prevé un periodo adicional de tolerancia más allá de esa fecha, así que las empresas que todavía gestionan el DeCA en papel tienen un plazo ya muy ajustado para adaptarse.
La Resolución de 5 de junio de 2026, que sustituye a la de mayo de 2023, fija las características técnicas que debe cumplir el DeCA digital y simplifica el proceso, ya que elimina la obligación de registrar previamente el dominio donde se almacenan los documentos. El foco regulatorio se traslada así del papeleo previo a la disponibilidad real del documento en el momento de una inspección, y ahí entra en juego la herramienta que cada transportista o cargador utilice para generarlo.
Es en ese punto donde plataformas como VisualTrans, el ERP español especializado en transitarios, aduanas y operadores logísticos, muestran hacia dónde va el sector. Visual Trans ha compartido con sus clientes cómo sus productos incorporan la generación del DeCA de forma completamente integrada en la operativa diaria, sin que el usuario tenga que salir de la plataforma que ya utiliza ni recurrir a herramientas de terceros.
Esa integración es precisamente lo que marca la diferencia. El DeCA se genera a partir de la información que el sistema ya tiene, sin volver a introducir datos que constan en la operación: identificación del cargador y del transportista, mercancía, origen y destino, junto con los documentos asociados al transporte. Y queda vinculado a la operación de la que forma parte, de modo que cualquier área implicada puede consultarlo sin depender de que otro departamento se lo reenvíe. El resultado es un control y una trazabilidad completos sobre cada documento, ganando al mismo tiempo en agilidad y en ahorro de tiempo.
Una vez generado, VisualTrans produce un PDF y una URL única, que es la que se envía para la firma o aceptación del documento y la que genera el código QR con el que se identifica el transporte durante una inspección. El sistema no permite modificar un DeCA ya enviado, así que cualquier cambio obliga a anularlo y crear uno nuevo, un mecanismo que refuerza la trazabilidad de cada envío.
La obligatoriedad del DeCA digital ya está decidida, así que el margen de maniobra real de cada empresa está en cómo resuelve la situación para cumplir con la obligación. Integrarlo en el sistema que ya gestiona su operativa evita duplicar tareas y reduce un gasto que casi ninguna compañía contabiliza, como el tiempo perdido imprimiendo papeles, los errores de comunicación entre departamentos o la búsqueda de un documento generado por otra área al que no se puede acceder. Para algunas empresas, la norma termina siendo la ocasión de resolver un problema que llevaban tiempo arrastrando, porque supone una excepcional ocasión para avanzar en una digitalización plena de las operaciones.
Carlos Zubialde
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