En el sector transporte y logística, la gestión documental no se percibe como una ventaja competitiva ni como una fuente directa de ingresos, más bien como una ingrata labor con la que hay que cumplir. Lo que sí representa es una carga constante de trabajo, especialmente cuando la documentación exigida no solo responde a necesidades internas, sino también a requerimientos del cliente final o incluso al cliente del cliente.
Ese es uno de los grandes dolores operativos del sector, reclamar documentación a autónomos y proveedores para tener que revisarla, detectar errores, volver a solicitarla y mantenerla al día. Un trabajo necesario, pero que no forma parte del core del negocio y que consume una enorme cantidad de tiempo y energía del equipo.
Pero revisar documentación no consiste únicamente en comprobar que existe un archivo adjunto, tiene un recorrido mayor. En el día a día conviven documentos de naturaleza muy distinta, desde los relacionados con la Prevención de Riesgos Laborales, documentación de vehículos, Seguridad Social, Hacienda, seguros, contratos mercantiles o documentación específica de transporte. Pretender que una sola persona, o incluso un equipo, domine todos esos ámbitos con criterio y además lo haga de forma rápida y rentable, es uno de los grandes retos de la operativa.
Es por eso que cada día más compañías de transporte se apoyan en empresas especializadas en la gestión de proveedores, tal es el caso de la empresa de transporte y distribución de última milla CITYLogin, empresa líder en la distribución urbana de mercancías con vehículos sostenibles, que ha confiado en Onfy, una plataforma SaaS de gestión 360º enfocada en la automatización de la homologación, documentación y gestión de proveedores para afrontar ese problema de una forma más eficiente.
La propuesta de valor de Onfy en este caso se ha apoyado en dos pilares; por un lado, la revisión de documentación con IA, que le permite a CITYlogin reducir las horas de trabajo manual del equipo y mejorar la fiabilidad del proceso. Y por otro, la comunicación por WhatsApp con proveedores, un canal que prácticamente todo el mundo conoce y utiliza, y que esta logrando reducir la fricción a la hora de solicitar, entregar y actualizar documentación.
Actualmente, Onfy gestiona junto a CITYLogin más de 7.000 documentos, distribuidos entre delegaciones de toda España, y el impacto de esta colaboración la han calificado como una “experiencia de alto nivel”. En la práctica, CITYlogin está logrando una mayor fiabilidad en la validación documental de sus proveedores, menos errores en la gestión. También señalan que han logrado una menor carga operativa para el equipo con la consecuencia de tener mayor agilidad en la revisión y una forma mucho más ordenada de mantener toda la documentación al día.
Más allá del volumen, el verdadero valor de la colaboración entre CITYlogin y Onfy está en haber convertido un proceso repetitivo, poco rentable y generador de desgaste interno en una operativa mucho más controlada, escalable y llevadera, con un claro impacto económico y operativo.
Este caso de éxito nos refleja una realidad que muchas empresas del sector conocen bien, y es que la documentación no genera negocio, pero gestionarla mal sí genera problemas. Y ahí es donde la tecnología, bien aplicada, puede marcar una diferencia real.
Carlos Zubialde
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