Durante años, el documento de control del transporte por carretera ha sido uno de esos elementos administrativos que, pese a su importancia jurídica, se gestionaban de forma relativamente invisible dentro de la operativa. Un documento más dentro del conjunto de papeles que acompañan a la mercancía. Sin embargo, esa etapa está llegando a su fin. La cuenta atrás para su digitalización obligatoria ya está en marcha y el sector comienza a asumir que octubre de 2026 no es una fecha lejana, sino un horizonte operativo inmediato.
La entrada en vigor de la Ley de Movilidad Sostenible establece la obligatoriedad de que el documento de control se utilice en formato electrónico de forma exclusiva. A partir de ese momento, el transporte público de mercancías por carretera dentro de España deberá poder acreditar digitalmente la existencia de este documento durante el trayecto. No se trata de una recomendación tecnológica ni de una mejora voluntaria de procesos: es una exigencia normativa de obligado cumplimiento.
Aun así, en buena parte del sector todavía existe cierta percepción de que el cambio será sencillo, o simplemente, que todavía queda tiempo para adaptarse a la nueva exigencia que emana de la Ley de Movilidad Sostenible. Generar un documento digital, registrarse en el sistema correspondiente y continuar trabajando es lo que la mayoría de empresas tienen en mente, pero esa simplificación, según advierten diversos especialistas del sector, puede llevar a errores de enfoque. La digitalización del documento de control es el primer paso del cambio, que se asentará con la aprobación del Real Decreto que modificará el ROTT y en Europa por el eFTI.
Ese fue precisamente el eje del webinar celebrado el pasado 10 de marzo por la empresa tecnológica FIELDEAS, titulado “Cuenta atrás para el documento electrónico de transporte por carretera”. El encuentro reunió a cerca de 360 profesionales del sector interesados en comprender cómo afectará esta transición en el ámbito normativo y en las operaciones diarias de transporte.
Durante la sesión, el equipo de expertos de la compañía analizó el marco regulatorio actual y el que previsiblemente llegará en los próximos años. La obligatoriedad del documento electrónico en 2026 es solo el primer paso de un proceso más amplio que apunta hacia la digitalización de los datos de transporte en sí mismos, no únicamente de los documentos que los contienen.
La evolución normativa europea apunta en esa dirección. El reglamento eFTI, que obligará a las administraciones de la Unión Europea a aceptar datos de transporte en formato electrónico a partir de 2027, introduce un cambio de paradigma. En lugar de centrarse en el documento como objeto físico o digital, el foco se desplazará hacia los datos estructurados que describen la operación logística. Como indicó Óscar López, CEO de FIELDEAS, “antes poníamos el foco en quién llevaba el documento de forma física, pero, ahora, el cambio hace que ese documento deba existir incluso antes de que el transporte sea una realidad o inicie”.
Este contexto plantea un desafío evidente para muchas empresas, porque no pocas organizaciones del sector todavía no han iniciado el proceso de adaptación. En algunos casos por desconocimiento del alcance del cambio, en otros por la percepción de que todavía queda tiempo suficiente. Sin embargo, implantar una solución de digitalización documental en el transporte no es una tarea que pueda resolverse en pocas semanas.
El transporte por carretera funciona como una red de actores interdependientes. Cargadores, operadores logísticos, transportistas y conductores participan en la generación, firma y custodia de los documentos. Digitalizar ese proceso implica adaptar sistemas, formar a los equipos y coordinar a todos los participantes de la cadena. Todo ello es uno de los grandes retos, tal y como señaló en el webinar Rodrigo Martín, Transport and Logistic Manager de FIELDEAS. "Es un auténtico reto que todos los actores colaboren e intercambien información de forma fluida, superando las barreras de gestión del cambio".
Uno de los aspectos que más se subrayó durante el webinar fue precisamente ese componente humano del cambio. La tecnología necesaria para generar y gestionar documentos electrónicos existe desde hace tiempo. Lo verdaderamente complejo suele ser la adopción por parte de todos los actores implicados en la operación, para lo cual desde Fieldeas han incorporado una nueva metodología denominada CAFS, es decir, Comunicar, Asistir, Formar y Supervisar como pilares de una metodología.
La digitalización documental también abre una oportunidad que va más allá del cumplimiento normativo. Muchas empresas están aprovechando este proceso para replantear su gestión documental completa, en lugar de limitarse a generar un documento de control electrónico. Se señaló en la sesión, que estas empresas están integrando la documentación del transporte dentro de sistemas más amplios de trazabilidad, gestión de incidencias o control operativo, así como digitalizar todos los documentos relativos a los transportes, tales como el CMR, cartas de porte, packing list o facturas. Debemos recordar que el documento electrónico es un garante ante litigios, además de ser de gran utilidad en la agilización de procesos administrativos como la exención de IVA etc.
En el transcurso de la sesión, se pudo poner en valor la labor que están realizando y aportando al sector plataformas como las desarrolladas por FIELDEAS, denominada Smart Docs Hub, un ecosistema documental en transporte que, como se reiteraba de forma repetida, no es solo para cumplir con la normativa, sino también para mejorar la seguridad, la eficiencia y elevar al máximo la colaboración de los actores de la cadena de suministro, mediante su interconexión.
El resultado de todo ello tiene una consecuencia muy clara, tal y como indicó Alfonso Martín, Presales Manager de FIELDEAS: “Con la eliminación de los tiempos de gestión, reduciremos los errores y podremos compartir una información de alta calidad en tiempo real”.
El verdadero reto no está en transformar un archivo de papel en un PDF. Está en integrar el flujo documental dentro de la operativa real del transporte, y que esta se prepare para su integración dentro primero de la Ley de Movilidad Sostenible, para luego hacerlo también en el ámbito del reglamento europeo eFTI, y futuro Real Decreto que modificará el ROTT, que es el que establecerá el marco común europeo para el intercambio digital de datos de transporte.
A medida que se acercan las fechas, la pregunta para muchas empresas ya no es si deben adaptarse, sino cómo hacerlo sin convertir la obligación normativa en una solución improvisada, a la que desde FIELDEAS dieron clara respuesta en su webinar: la digitalización del documento de transporte no es solo un cambio de formato administrativo, lo es también en el cambio de las responsabilidades de los actores de la cadena logística, por lo que todos ellos están obligados a coordinarse de forma mucho más estrecha en la generación, validación y distribución de la documentación de transporte.
Si estás en pleno proceso de digitalización y no has podido ver el webinar, ponte en contacto con FIELDEAS para ampliar la información en info@fieldeas.com y accede a su blog para leer el post Cuenta atrás para el Documento Electrónico de Transporte de mercancías por carretera.
