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Así serán las oficinas de una empresa de transporte

Lo que parece claro que «calentar la silla» es una costumbre que pasará a la historia. «Gracias» al Coronavirus en las oficinas del futuro algunos conceptos como el «presencialismo» quedaran eliminadas; ¿como serán las nuevas oficinas? ¿Abiertas cerradas? ¿Estancas o colaborativas?

Lo que queda claro es que tendrán que modificar su estructura para adaptarse a las nuevas exigencias de higiene y seguridad.

Este es uno de los puntos mas críticos para las empresas de transporte. La gran mayoría de las oficinas tienen una estructura con puestos de trabajo unificados por zonas o áreas de trabajo, que buscan la colaboración del equipo. La nueva situación obliga a las empresas de transporte a buscar otras formulas para adaptar sus oficinas, nuevas estructuras para nuevos tiempos.

Adiós al calentador de silla

Todos conocemos algún personaje para encasillar en la famosa figura del «calentador de silla«. El mayor enemigo de esta fauna viene de la madre naturaleza, el Covid-19. La obligación de teletrabajar para poder mantener la actividad ha terminado desmontando por completo al calentador de silla, ahora sabemos que se pueden hacer muchas cosas desde casa teletrabajando, incluso siendo mas eficaces.

En la mayoría de empresas de transporte también existen calientasillas, da igual donde miremos, en tráfico o administración, en contabilidad o en el departamento comercial. Comparando con otros sectores, en el transporte se ha mantenido una parte del personal en trabajo presencial, sobre todo en esos tipos de transporte donde se realizan operaciones de cross docking, carga y descarga o distribución. Cuando quiera que ocurra, la vuelta de la totalidad de las plantillas sabemos que no serán de forma unitaria. Y el «calienta sillas» no tendrá su habitat, estará como todos en la «nueva normalidad».

Por el momento en las empresas de transporte la vuelta esta siendo gradual y escalonada, la situación lo requiere. Lo requiere la exigencia de seguridad pero también el nivel de trabajo, muy afectado en algunos tipos de transporte con importantes bajadas de producción superiores al 50%.

La nueva realidad en las empresas de transporte no será la presencia del trabajador sino la los resultados que este obtiene, y es que el teletrabajo también tiene una parte despersonalizada que permite medir los resultados de forma objetiva mas allá de las confianzas o afinidades personales. El «calienta sillas» estará en peligro de extinción, llegan las «nuevas oficinas».

Las nuevas oficinas

Con una nueva situación, muchas empresas (algunas de transporte) se están planteando enfocar la estructura de las instalaciones con importantes cambios; aumentar la seguridad, el higiene, la calidad del aire, mejorar la iluminación y reducir (mejor diríamos eliminar) el ruido ambiental son ahora el objetivo. Este punto es muy importante en las empresas de transporte, por experiencia podemos asegurar que la eliminación del ruido tiene una consecuencia directa al eleva la productividad y crea un ambiente laboral mas amable.

Hace unos meses nuestras oficinas nos parecían que quedaban pequeñas, ahora resulta que son oficinas muy grandes, incluso si la empresa sigue manteniendo la misma plantilla. El teletrabajo acaba de cambiar la percepción que tenemos de la oficina. En la nueva normalidad laboral puede que hagamos lo mismo, solo que cambiaremos el «escenario», ya que no será siempre en el mismo sitio: la oficina.

El teletrabajo es una modalidad que quedará, perdurará, con el que tendremos que convivir incluso en las empresas de transporte, muy dadas a la presencia física de los trabajadores. La oficina pasa a ser una especie de «cuartel general» desde donde se gestiona la actividad. Desde allí se imparten los mensajes y ordenes, el personal «cumplirá» y será evaluado por sus resultados.

La nueva oficina será mas abierta, con menos personal en trabajo presencial. Una de las directrices que se recomienda aplicar es la del 50%: redistribuir los espacios para que sea todo ocupado con una densidad de trabajadores del 50% mientras el otro 50% teletrabaja. Esta nueva tendencia ofrece al trabajador un nuevo espacio mas amplio, puede sentirse confortable en su distancia física, una de las recomendaciones mas extendida por las autoridades sanitarias.

Otro aspecto de la nueva oficina es que el trabajador no debería de tener «su puesto de trabajo», el puesto pasará a ser flexible. Si nos liberamos de esa tradicional asignación de los puestos de trabajo, necesitaremos menos equipamiento (ordenadores, pantallas, etc). El puesto será utilizado de forma alternativa o por turnos, eso si, estableciendo unas normas básicas para su uso flexible además de garantizar el higiene del mismo.

Mas tecnología y cero papel

Otro de los grandes cambios que veremos en las oficinas viene de la mano de la tecnología. Los puestos de trabajo ya no tendrán asignación, sin sitio asignado todos los elementos personales que vemos sobre las mesas desaparecen, viajamos hacia una oficina aseptica. Para los pocos efectos personales de cada trabajador se destinaran una taquillas individuales (manuales o taquillas inteligentes).

De esta forma que el trabajador cuando tenga que desarrollar su labor en la oficina tendrá sus pertenencias en un sitio cerrado y que garantiza el higiene. Incluso es posible utilizar estar taquillas como recepción de compras de ecommerce….

Los teclados, pantallas o mobiliarios serán higienizantes y antibacterianas; se extenderá el uso de dispensadores de geles individuales así como productos higienizantes antes y al final del uso de los equipos.

Otro cambio se producirá en las salas de reuniones, donde habrá mas metros y sistemas automatizados de reserva de la sala y asignación de sillas en la reunión o incluso cámaras para detectar la temperatura corporal.

Por último otro cambio imperativo y posiblemente uno de los retos mas importantes será trabajar con papel cero. El papel es uno de los compañeros de viaje histórico para las empresas de transporte y su eliminación es un reto mayúsculo. Si eliminamos el papel, eliminamos tránsitos hacia zonas comunes como las impresoras o la generación de archivos, ambas posibles focos de infección por no poder respetarse la distancia física. Y no debemos de olvidar el «espacio» que ocupan los archivos, dinero que cuesta sin productividad…

Conclusiones

Llegan las nuevas oficinas, incluso esas empresas que se niegan tendrán que afrontar la situación, las cuestiones de seguridad e higiene les obligarán.

Pero solo hemos hablado del entorno, no hemos hablado de las cuestiones legales relacionadas con el teletrabajo. Por el momento todavía no existe una ley para el teletrabajo donde se recojan los derechos y obligaciones tanto del trabajador como de la empresa. Si queremos que el teletrabajo sea una parte del día a día en las empresas de transporte, tenemos que apostar, dejar pensamientos empresariales caducos y mirar el futuro de la mano de las grandes posibilidades que nos ofrece la tecnología.

Artículo propiedad de Carlos Zubialde

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