Como preparar una campaña como el Black Friday desde una compañía de última milla

Juan Sandes, Director de Operaciones y Expansión de Redyser (WWW.REDYSER.COM) nos detalla la preparación de una campaña como es el Black Friday. Hasta que el envío ecommerce llega a las manos del cliente, hay toda una industria como la del transporte, Juan comparte con todos nosotros como han preparado la campaña de este año:

Hola

Voy a intentar contaros como hemos desarrollado el plan de acción en la campaña venidera del Black Friday.

¿Cuál es el producto final de este plan de acción para acometer  el Black Friday?

 Un detalle pormenorizado de los envios a repartir por centro y por día y una situación diaria del pendiente de reparto para cumplir los niveles de servicio.

¿Cuando empezamos a trabajar en este plan de acción? En nuestro caso la segunda semana de septiembre, monitorizamos datos, primeras hipótesis y grandes números  de necesidades que nos hicieron negociar con tiempo el número de repartidores de refuerzo que necesitaríamos.

De la misma forma los recursos en plataforma de removidos que hagan posible absorber el incremento de actividad.

Lo primero que debemos decir es que el modelo que nosotros hemos manejado con nuestros clientes es el de comunicar nuestra capacidad máxima de reparto y por tanto desde el punto en el que estamos de capacidad disponible (previo al BF) cual es la capacidad que podemos asumir entre nuestros clientes que se ven afectados por el BF

En nuestro caso nuestra capacidad disponible es del 20-25%, dicho de otro modo y a título de ejemplo sobre un reparto de 100000 envios por día podemos absorber 20000 envios más por día.

Este punto es clave, si no fijas el límite y te comprometes sin fijar un tope, estarás en problemas de reparto desde el primer día

Bien ya sabemos cuál es el producto final que presentaremos, y para empezar ¿Qué necesitamos?, ¿de dónde partimos? ¿Dónde está la información? , pues bien, lo que necesitamos son  datos, todos aquello que nos permitan estimar lo que va a pasar, es decir, que paso el año pasado ¿y el antepasado? ¿Y qué piensan nuestros clientes que va a pasar?  ¿Cómo puede afectar el tiempo tan caluroso para la venta de moda en campañas como el BF?, ¿Cómo afectan las fiestas o puentes? ¿Cómo afectan las precampañas que anticipan en una semana el BF?

En resumen, como veis en esa coctelera de información previa y de datos introduciremos estas variables como hipótesis  (aquí estará la clave para que sea un buen plan)  y obtendremos como producto final  un gráfico de este tipo

Como podéis ver tenemos básicamente tres gráficos:

  • Un real de otros periodos (año anterior) color naranja
  • Un real de este año en curso color gris
  • Una estimación en base a toda la información disponible de lo que va a pasar este año color azul

Bien en este punto tenemos el primer “macro dato”, envios totales a repartir por día.

En este punto es interesante analizar que pasara en cada cuenta  o cliente, haciendo un análisis por día de la evolución de cada una de las cuentas y poniendo especial atención en aquellas que se ven afectadas por el BF (no todas las cuentas se ven impactadas por el BF) , aquí podremos ver las cuentas que hemos perdido y este año no afectan, las que hemos ganado y su impacto, etc..

Para que podáis ver a lo que me refiero estaríamos hablando de una tabla de este tipo

Ahora nos queda bajar al nivel de la provincia y después al nivel del centro de reparto (oficina o delegación de cada zona que representa a Redyser).

Para ello lo que haremos es calcular cual es el peso provincial de los envios equivalentes en este periodo. Es importante la elección del periodo de comparación pues en un determinado periodo del año (por ejemplo rebajas) el peso provincial puede variar. Con ello llegamos a algo más o menos como esta tabla

PROVINCIA Envios peso% PROVINCIA Envios peso%
PROV1 3155 2,93% PROV28 1220 1,13%
PROV2 17924 16,67% PROV29 63860 59,40%
PROV3 4079 3,79% PROV30 8794 8,18%
PROV4 39 0,04% PROV31 69 0,06%
PROV5 629 0,59% PROV32 152 0,14%
PROV6 2888 2,69% PROV33 20259 18,84%
PROV7 43030 40,02% PROV34 1252 1,16%
PROV8 7169 6,67% PROV35 5098 4,74%
PROV9 1326 1,23% PROV36 804 0,75%
PROV10 2601 2,42% PROV37 2949 2,74%
PROV11 1880 1,75% PROV38 842 0,78%
PROV12 4171 3,88% PROV39 3699 3,44%
PROV13 3448 3,21% PROV40 1249 1,16%
PROV14 25 0,02% PROV41 2528 2,35%
PROV15 3488 3,24% PROV42 598 0,56%
PROV16 897 0,83% PROV43 355 0,33%
PROV17 3679 3,42% PROV44 3633 3,38%
PROV18 4544 4,23% PROV45 11915 11,08%
PROV19 887 0,83% PROV46 3794 3,53%
PROV20 1652 1,54% PROV47 947 0,88%
PROV21 168 0,16% PROV48 2804 2,61%
PROV22 2919 2,72% PROV49 1546 1,44%
PROV23 5576 5,19% PROV50 23590 21,94%
PROV24 1940 1,80% PROV51 2482 2,31%
PROV25 2706 2,52% PROV52 735 0,68%
PROV26 1411 1,31% PROV53 5869 5,46%
PROV27 1287 1,20% total 107511 100,00%

Ya tenemos casi todo, hemos decidido en base a hipótesis, históricos, previsiones de clientes etc. cuál es el número de envios por día, y por esta tabla tenemos el peso por provincia, con ello ya tenemos el volumen por día y por provincia, simplemente aplicando el peso de la provincia al total  de envios estimados, el resultado será algo de este tipo

A partir de tener el volumen estimado por provincia nos queda el último tramo que será el reparto por centro de última milla.

Este es el dato que nos permitirá calcular con detalle el número de recursos necesarios para acometer el plan cumpliendo con los plazos comprometidos.

El proceso es igual al anterior, qué peso tiene cada centro de distribución sobre su provincia  y teniendo el de su provincia sabremos cuanto le toca.

El resultado es algo como esta tabla que a título de ejemplo solo tiene los 30 primeros centros, pero sería igual para el resto.

Estamos en la parte final, tenemos el volumen previsto por día y por centro, conocemos cual es la capacidad actual y cual es por tanto la necesidad de crecimiento por centro en recursos y repartidores.

Solo queda evaluar el impacto encostes del plan de acción sin olvidar ninguno de los costes que aparecen (mas seguridad de naves de removido, ampliación de turnos, horarios, repartidores, formación, máquinas y equipos etc.) y que dichos costes sean inferiores que los ingresos por mas ventas de nuestros retailer.

Por último y muy importante una herramienta de monitorización de la situación por hora, que permita conocer cómo se aproxima el plan al real, algo de este tipo

Solo con un plan de este tipo podremos tener éxito o tal vez no, porque los planes estén lejos del real, pero lo que es seguro es que sin esto estaremos abocados al fracaso

Suerte y a por el Black Friday!!!!!!


Datos sobre el autor

Juan Sandes es el director de Operaciones y Expansión de la empresa de Transporte Urgente Redyser desde Enero del 2017. Es un profesional con una trayectoria de mas de 20 años de experiencia en operaciones, producción logística, transporte última milla, distribución, comercial, en empresas de producción y servicios.
Muy orientado a resultados en un entorno internacional y complejo, con visión de futuro en el arranque y desarrollo de nuevos negocios, fue CEO de Celeritas (Grupo SGEL) durante 4 años, así como Director industrial de procesos en la misma empresa durante 12 años.

Podeís seguir a Juan en su perfil de Linkedin  o en twitter donde lo localizareís en @juansandesv