Los procesos de digitalización en ocasiones pueden resultar más un deseo que un objetivo real, y es que muchos directivos de compañías de distintos sectores siguen preguntándose como pueden implementar tecnologías como el Big Data, la Inteligencia Artificial o el Blockchain en sus compañías. Determinar en que proceso es posible introducir y aprovechar estos avances suele ser uno de los problemas principales. Y mientras eso ocurre, el día a día de la empresa no para, el paso del tiempo es inexorable.
Hace unas fechas se publicaba un caso muy concreto que puede resultar de ayuda a compañías donde existe una gran interacción en la gestión de facturas por ejemplo. Este “caso de éxito” lo ha llevado adelante Walmart Canadá, quienes aplicando blockchain ha resuelto una de las principales pesadillas de las empresas cuando gestión muchos transportes: la recepción, cotejo y aceptación de las facturas de los transportes emitidos por sus proveedores externos.
El inicio del problema es común a muchas empresas a nivel mundial; como empresa de distribución, Walmart posee una flota propia que complementa con otra parte de flota “subcontratada” en exclusiva. Estamos hablando de un volumen aproximado de 500.000 entregas anuales, y en cuyas facturas además hay que cotejar los precios por km, si el transporte se ha realizado correctamente (llegada a destino correcta), control de la temperatura de la mercancía transportada, control de manipulación de la mercancía, control de paradas del vehículo, control aduanero, fitosanitario, etc etc etc.
Todas estas facturas las estaban “controlando” de forma manual (según la compañía, tenían que controlar hasta 200 puntos de distintos datos por transporte realizado), lo cual como se puede suponer, tenía como resultado final un retraso en la aceptación de las mismas, y un retraso en el pago.
Para resolver el problema, creó una red blockchain. El sistema no solo ha eliminado virtualmente el problema de los pagos, sino que también ha llevado a importantes eficiencias operativas. Un análisis previo identificó cuál era la raíz del problema: el uso de múltiples sistemas de información entre Walmart Canadá y sus proveedores de transporte, que no podían comunicarse entre sí. Debido a ello, la conciliación y conformidad de las facturas era manual, generando un cuello de botella y retraso en el pago de las facturas.
Determinado el problema, y decididos por la solución (utilizar una fuente única de datos compartidos para todas las partes que componen el supply chain), tuvieron que decidir que tipo de blockchain era la mejor, ¿Sería mejor tener una red blockchain pública como las que se utilizan para las criptomonedas o una red blockchain privada?
Decidieron con acierto que en un entorno empresarial, era mejor aplicar una red privada, donde únicamente los participantes pueden acceder, creando lo que han llamado DL Freight, su propia red blockchain de gestión de proveedores y transportes. La red se puso en marcha en marzo del 2021 después de dos años de pruebas, y el sistema recopila información continuamente en cada paso, desde la oferta pública del transportista hasta el comprobante de entrega y la aprobación del pago. Esta información se captura y sincroniza automáticamente en tiempo real y solo es visible para las partes involucradas en la transacción.
Otro de los puntos importantes en los que han trabajado y de forma acertada, es en acordar las reglas de trabajo del blockchain y los cálculos de precios, costes etc. El transporte tiene procesos y costos tanto fijos como variables y rara vez, si es que alguna vez, son los mismos para dos compañías. Un requisito previo fundamental para crear un sistema habilitado para blockchain es lograr que las partes acuerden todos los cálculos y reglas comerciales que empleará la red.
Para Walmart y sus operadores, esto significaba trabajar con los datos únicos de cada proveedor (nombre del proveedor, términos de pago, duración del contrato y términos y condiciones generales), que se combinan con tablas maestras de información aplicables, como tasas de combustible y tasas de impuestos. Luego, las partes deben acordar conjuntamente las fórmulas que utilizará la cadena de bloques para calcular cada factura.
El blockchain sintetiza todos los puntos de datos en tiempo real en cada entrega única, teniendo en cuenta información como los costos de combustible, el kilometraje fuera de la carretera y los retrasos en el punto de entrega. El sistema crea una factura en ejecución que evoluciona en tiempo real a medida que se acumulan los costos.
Y por último, otro aspecto muy importante cuando se afronta un proyecto de este tipo es crear los controles y equilibrios automáticos que permitan evitar los errores además de identificar áreas y oportunidades de mejoras.
Pero, ¿de qué tipo de mejoras estaríamos hablando?
Por ejemplo, si la información que nos ofrece un proveedor sobre los kilómetros recorridos y el combustible consumido, podemos compararlo automáticamente no solo con los datos propios, sino con los datos que podemos obtener de otros dispositivos IoT independientes que nos son ofrecidos desde otras flotas de camiones, y comparar con los nuestros, pudiendo detectar una discrepancia de forma inmediata. Además, este tipo de controles, mediante aplicación de Inteligencia Artificial tienen un sistema de autoaprendizaje que permite poder determinar costes a viajes futuros por ejemplo
Y otra mejora importante de un sistema unificado de dato como este tiene una repercusión financiera, el sistema actualiza continuamente los costes de los servicios por lo que desde ese departamento se tiene una visión inmediata de los costes que se están produciendo por ejemplo. O también, se automatiza la revisión de la factura, con lo que la validación inmediata genera un potencial ahorro a sus proveedores, pudiendo garantizar un mejor coste final de las operaciones de transporte.
Como se puede observar, no existen dos soluciones iguales, pero el uso de tecnologías como el blockchain es posible en cualquier empresa, al igual que otras como el Big Data o la Inteligencia Artificial, solo precisamos hacer un correcto diagnóstico y tener una mentalidad abierta para implementar la mejor de las soluciones.
Artículo propiedad de Carlos Zubialde
contacto@informacionlogistica.com
