Un detalle pormenorizado de los envios a repartir por centro y por día y una situación diaria del pendiente de reparto para cumplir los niveles de servicio.
¿Cuando empezamos a trabajar en este plan de acción? En nuestro caso la segunda semana de septiembre, monitorizamos datos, primeras hipótesis y grandes números de necesidades que nos hicieron negociar con tiempo el número de repartidores de refuerzo que necesitaríamos. De la misma forma los recursos en plataforma de removidos que hagan posible absorber el incremento de actividad. Lo primero que debemos decir es que el modelo que nosotros hemos manejado con nuestros clientes es el de comunicar nuestra capacidad máxima de reparto y por tanto desde el punto en el que estamos de capacidad disponible (previo al BF) cual es la capacidad que podemos asumir entre nuestros clientes que se ven afectados por el BF En nuestro caso nuestra capacidad disponible es del 20-25%, dicho de otro modo y a título de ejemplo sobre un reparto de 100000 envios por día podemos absorber 20000 envios más por día.
Este punto es clave, si no fijas el límite y te comprometes sin fijar un tope, estarás en problemas de reparto desde el primer día
Bien ya sabemos cuál es el producto final que presentaremos, y para empezar ¿Qué necesitamos?, ¿de dónde partimos? ¿Dónde está la información? , pues bien, lo que necesitamos son datos, todos aquello que nos permitan estimar lo que va a pasar, es decir, que paso el año pasado ¿y el antepasado? ¿Y qué piensan nuestros clientes que va a pasar? ¿Cómo puede afectar el tiempo tan caluroso para la venta de moda en campañas como el BF?, ¿Cómo afectan las fiestas o puentes? ¿Cómo afectan las precampañas que anticipan en una semana el BF? En resumen, como veis en esa coctelera de información previa y de datos introduciremos estas variables como hipótesis (aquí estará la clave para que sea un buen plan) y obtendremos como producto final un gráfico de este tipo
Como podéis ver tenemos básicamente tres gráficos:
- Un real de otros periodos (año anterior) color naranja
- Un real de este año en curso color gris
- Una estimación en base a toda la información disponible de lo que va a pasar este año color azul
Ahora nos queda bajar al nivel de la provincia y después al nivel del centro de reparto (oficina o delegación de cada zona que representa a Redyser).
Para ello lo que haremos es calcular cual es el peso provincial de los envios equivalentes en este periodo. Es importante la elección del periodo de comparación pues en un determinado periodo del año (por ejemplo rebajas) el peso provincial puede variar. Con ello llegamos a algo más o menos como esta tabla
| PROVINCIA | Envios | peso% | PROVINCIA | Envios | peso% |
| PROV1 | 3155 | 2,93% | PROV28 | 1220 | 1,13% |
| PROV2 | 17924 | 16,67% | PROV29 | 63860 | 59,40% |
| PROV3 | 4079 | 3,79% | PROV30 | 8794 | 8,18% |
| PROV4 | 39 | 0,04% | PROV31 | 69 | 0,06% |
| PROV5 | 629 | 0,59% | PROV32 | 152 | 0,14% |
| PROV6 | 2888 | 2,69% | PROV33 | 20259 | 18,84% |
| PROV7 | 43030 | 40,02% | PROV34 | 1252 | 1,16% |
| PROV8 | 7169 | 6,67% | PROV35 | 5098 | 4,74% |
| PROV9 | 1326 | 1,23% | PROV36 | 804 | 0,75% |
| PROV10 | 2601 | 2,42% | PROV37 | 2949 | 2,74% |
| PROV11 | 1880 | 1,75% | PROV38 | 842 | 0,78% |
| PROV12 | 4171 | 3,88% | PROV39 | 3699 | 3,44% |
| PROV13 | 3448 | 3,21% | PROV40 | 1249 | 1,16% |
| PROV14 | 25 | 0,02% | PROV41 | 2528 | 2,35% |
| PROV15 | 3488 | 3,24% | PROV42 | 598 | 0,56% |
| PROV16 | 897 | 0,83% | PROV43 | 355 | 0,33% |
| PROV17 | 3679 | 3,42% | PROV44 | 3633 | 3,38% |
| PROV18 | 4544 | 4,23% | PROV45 | 11915 | 11,08% |
| PROV19 | 887 | 0,83% | PROV46 | 3794 | 3,53% |
| PROV20 | 1652 | 1,54% | PROV47 | 947 | 0,88% |
| PROV21 | 168 | 0,16% | PROV48 | 2804 | 2,61% |
| PROV22 | 2919 | 2,72% | PROV49 | 1546 | 1,44% |
| PROV23 | 5576 | 5,19% | PROV50 | 23590 | 21,94% |
| PROV24 | 1940 | 1,80% | PROV51 | 2482 | 2,31% |
| PROV25 | 2706 | 2,52% | PROV52 | 735 | 0,68% |
| PROV26 | 1411 | 1,31% | PROV53 | 5869 | 5,46% |
| PROV27 | 1287 | 1,20% | total | 107511 | 100,00% |
A partir de tener el volumen estimado por provincia nos queda el último tramo que será el reparto por centro de última milla.
Este es el dato que nos permitirá calcular con detalle el número de recursos necesarios para acometer el plan cumpliendo con los plazos comprometidos.
El proceso es igual al anterior, qué peso tiene cada centro de distribución sobre su provincia y teniendo el de su provincia sabremos cuanto le toca.
El resultado es algo como esta tabla que a título de ejemplo solo tiene los 30 primeros centros, pero sería igual para el resto.
Estamos en la parte final, tenemos el volumen previsto por día y por centro, conocemos cual es la capacidad actual y cual es por tanto la necesidad de crecimiento por centro en recursos y repartidores.
Solo queda evaluar el impacto encostes del plan de acción sin olvidar ninguno de los costes que aparecen (mas seguridad de naves de removido, ampliación de turnos, horarios, repartidores, formación, máquinas y equipos etc.) y que dichos costes sean inferiores que los ingresos por mas ventas de nuestros retailer.
Por último y muy importante una herramienta de monitorización de la situación por hora, que permita conocer cómo se aproxima el plan al real, algo de este tipo
Solo con un plan de este tipo podremos tener éxito o tal vez no, porque los planes estén lejos del real, pero lo que es seguro es que sin esto estaremos abocados al fracaso
Suerte y a por el Black Friday!!!!!!
Datos sobre el autor
Juan Sandes es el director de Operaciones y Expansión de la empresa de Transporte Urgente Redyser desde Enero del 2017. Es un profesional con una trayectoria de mas de 20 años de experiencia en operaciones, producción logística, transporte última milla, distribución, comercial, en empresas de producción y servicios.
Muy orientado a resultados en un entorno internacional y complejo, con visión de futuro en el arranque y desarrollo de nuevos negocios, fue CEO de Celeritas (Grupo SGEL) durante 4 años, así como Director industrial de procesos en la misma empresa durante 12 años.
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