Uno de los problemas más habituales en las empresas de transporte y logística, por mucho que se diga que se quiere trabajar sin papel (objetivos de papel 0), la realidad es que todavía se sigue trabajando con un volumen muy importante de papel y documentación.

Si añadimos además a esto que tengamos una red de oficinas, y departamentos que trabajen con terceros países, temas aduaneros y arancelarios, ya no solo hablamos de documentación, estamos hablando de una documentación "viva", que día a día es modificada. Tampoco nos tenemos que olvidar de la documentación que se tiene para el onboarding de los nuevos empleados, casi siempre manuales ingentes, y que pueden, además, estar caducos en algunos aspectos.

En sectores tan dinámicos como el transporte y la logística, los trabajadores precisan acceder a esta información, a localizarla y gestionarla de forma rápida. La única solución que se suele adoptar en estos casos, es preguntar al más veterano o veterana del equipo, quien a forma de oráculo, termina siendo el que responde a todas las preguntas y consultas.

Esta ineficiencia roba tiempo a la persona que mayor conocimiento tiene de nuestro equipo, lo que supone un gasto oculto, además de una presión laborar importante para estos empleados. Pero la buena noticia es que esto puede ser solucionado, como no, mediante la tecnología, creando un asistente que utiliza Inteligencia Artificial para gestionar toda la documentación de nuestra empresa.

LIS Data Solutions, la consultora cántabra especializada en analítica avanzada de datos e Inteligencia Artificial, ha lanzado recientemente GTP UP, un asistente con IA, que nos permite poder acceder a toda la documentación mediante la tecnología, es decir, podemos tener nuestro chatGPT "privado".

GTP UP es una solución de procesamiento de lenguaje natural (PLN), desarrollado sobre un modelo de lenguaje de grandes datos, conocido por LLM, que es la tecnología que utiliza por ejemplo chatGPT. La forma de trabajo de este desarrollo es igual, puedes interactuar con instrucciones escritas, a través de voz o de imágenes.

Su uso es muy sencillo, con solo 4 pasos:

1-Cargar la documentación de nuestra empresa, la que queremos que sea consultada por nuestros empleados

2-Usar el chat para solicitar la información sobre lo que estás preguntando

3-Puedes pedirle que te amplíe la información aportada

4-Si es necesario, solicitas el acceso al momento del documento desde donde se ha obtenido la información.

Con esta herramienta, la reducción de los tiempos para consultar documentación se reduce de forma muy considerable, lo que lleva, como es lógico, a la reducción de costes, además de tener la certeza de que la información es correcta.

Nos podemos preguntar en qué tipo de situaciones podemos utilizar este chatGPT privado que ha lanzado al mercado LIS Data Solutions, y podemos detallar algunas de las operaciones en las que la petición de información es esencial, y que podría cubrir perfectamente, como:

-Visualización de las entregas en tiempo real (preguntar como está este envío, en lugar de ir al sistema, buscar y monitorizar)

-Rellenar formularios y documentación de forma rápida (CMR etc), y además, en formatos multilingües

-Crear ofertas de precios

-Crear contratos de prestación de servicios para clientes y proveedores

-Acceso a datos de los vehículos de flota

-Consulta de manuales de mantenimiento o fichas técnicas de vehículos de flota o maquinaria

-Acceso a documentos de procedimientos (por ejemplo, qué tipo de documentos debe de aportar un cliente para un envío de exportación a un tercer país)

-Acceso a documentos aduaneros para equipos de importación/exportación

-Resumen de documentos en PFD (podemos lograr un resumen de un contenido en segundos de un documento en formato PDF y organizar los resultados de distinta manera).

En definitiva, tecnologías como el LLM se están adaptando de forma muy rápida para ofrecer herramientas de asistencia que las empresas de transporte pueden implementar rápidamente, con un retorno de inversión muy corto, y lo más importante, con un ahorro de tiempo, que supondría la liberación del personal, par que este pudiera focalizar sus conocimientos en tareas de mayor valor, reduciendo los costes y aumentando la productividad de forma sostenida.

Carlos Zubialde

contacto@informacionlogistica.com