No es la primera vez que hablamos de KPIs en informacionlogistica.com, incluso alguno puede decir que somos repetitivos con esto de los indicadores, pero la realidad es que si quieres saber la situación real de tu negocio, sea cual sea, si no tienes un buen KPI a mano, estas perdido.
Lo cierto es que sobre los KPI o "indicadores clave" se esta escribiendo mucho y en ocasiones no de forma muy correcta. Suele ocurrir que se confunden términos y lo que se cree que se esta midiendo, no es en realidad lo correcto, por lo que nos puede llevar a adoptar decisiones equivocadas que pongan en riesgo nuestro negocio.
Aclaremos algunos términos para empezar como puede ser la confusión de métricas (datos) con KPIs. Las métricas son simplemente datos, datos en bruto que podemos obtener por medio de nuestro ERP o de algún otro modo nuestro sistema nos suministra. Dentro de las métricas de una empresa de transporte pueden ser por ejemplo en número de viajes contratados, los kilómetros recorridos etc. Si hablamos de una empresa logística, una métrica es el número de palets que tenemos almacenado por ejemplo.
Todos esos "datos brutos" (métricas), podemos utilizarlas en su totalidad o solo la parte que nos interesa como KPI. Lo habitual es que utilicemos solo una parte de todos esos datos ya que un KPI no es mas que un resultado que obtenemos al aplicar una operación matemática con origen en una o varias métricas. Un KPI por ejemplo siguiendo los ejemplos antes indicados podrían ser la media del número de viajes por día en una empresa de transporte, o la media de ocupación de los palets que tenemos en nuestro almacén logístico.
La necesidad de un KPI
Toda empresa necesita tener sus propios KPI, son la base en la que luego poder soportar una estrategia y control. Existen en el mercado herramientas que nos facilitan esos KPI pero si el presupuesto es ajustado para ello, un primer paso es hacerselo uno mismo mediante una hoja de calculo.
Pero antes de empezar volvemos a reiterar un mensaje importante: Los KPIs son indicadores de objetivos estratégicos con base en los datos de nuestro negocio. Por ello, si no tenemos definido cuales son nuestros objetivos, será imposible tener un buen KPI que te dice si estas o no en el camino correcto para alcanzar tu objetivo.
Lo primero es tener claro el objetivo, sin eso podemos caer en uno de los errores mas comunes que es el exceso de información. Manejar muchos datos pero no ser capaces de extraer conclusiones se convierte en un juego peligroso, no sabremos en que punto estamos y estaremos invirtiendo tiempo y dinero en algo que no nos beneficia. Por eso, lo primero es definir claramente el objetivo y la estrategia, puede ser global o de un área de la empresa. Y una vez tengamos claro el objetivo y estrategia, entonces si, entonces es el momento de definir el KPI que nos permitirá controlar nuestra situación.
Un objetivo debe de ser algo cuantificable, medible y controlable; se comete el error de confundir objetivo y deseo; un deseo es por ejemplo "quiero vender mas", y un objetivo sería "quiero crecer un 10% en mis ventas". Cuando hablemos de objetivos en una empresa de transporte, debemos de tener claro el objetivo "común" de la empresa por un lado, y luego el objetivo del departamento que queremos controlar.
Para que un KPI
Como henos visto, un KPI puede convertirse en una especie de "cuadro de mando", un documento donde la unión de varios parámetros de datos nos ofrece una fotografía de situación de ese departamento o empresa que estamos controlando. El objetivo de un KPI no es rellenar el documento, sino que este una vez contenga los datos, sirva como una herramienta de control y captura de situaciones. Si sabemos cual es nuestra situación, podremos tomar las decisiones oportunas para reforzar o cambiar la situación, dependiendo de nuestro objetivo.
Volvemos a reiterar que no existe el KPI "perfecto", cada empresa, departamento o situación requiere un KPI determinado que este en linea con la estrategia que tengamos definida. No obstante, es verdad que podemos señalar algunos aspectos como los mas habituales que requieren ser medidos:
- Numero de viajes gestionados
- Kilómetros recorridos
- Kilómetros recorridos en vacío
- Número de palets y kilos transportados
- Media de palets y kilos por vehículo transportado
- Gastos totales de combustible
- Media por vehículo de consumo combustible
- Ingreso total por servicios y media por vehículo
- Costes totales por servicios y media por vehículo
- Margen por vehículo y servicio
Y todos los KPI que uno quiera añadir
Podríamos incluir muchos mas parámetros o tipos de KPI, relacionados con el pago de los servicios, con el consumo de recursos, con la inversión para obtener clietnes, sobre tiempos de espera en descargas e incluso sobre la reputación online de nuestra empresa. Los puntos indicados son solo un ejemplo de que podemos controlar y así diseñar nuestro KPI personalizado en función del departamento que queremos controlar.
Lo importante es que antes de hacer un KPI o comenzar a medir, debemos de tener claro que es lo que queremos medir, por qué queremos hacer esa medición, con que fin y lo mas importante, que acciones pondremos en marcha en función de los indicadores que nos ofrece nuestro KPI.
Y por último, un KPI es como una encuesta electoral, nos da la fotografía de situación de un momento concreto. Pero la empresa es un ente que no para, constantemente cambia por lo que tenemos que mirar y estudiar los KPI no con el foto en un punto y momento concreto, sino observando la evolución temporal. Esta parte es muy importante sobre todo en momento con muchos y drásticos cambios, no tomemos decisiones de forma precipitada si el KPI nos reporta en un punto concreto un dato extremadamente bueno o malo, miremos y observemos la evolución temporal.
Artículo propiedad de Carlos Zubialde
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