En el ámbito de la distribución, sea de última milla, mayoristas, sector HORECA o distribución de alimentación, uno de los problemas con los que se convive son los envíos con reembolso o cobro en efectivo.
Podemos decir que esta modalidad no es un servicio extendido en todos los países de Europa; España e Italia son principalmente los países donde mayor recorrido tiene este servicio, en el cual, el repartidor no hace entrega del envío o mercancía si antes no ha cobrado en efectivo del destinatario, la cantidad que el remitente ha establecido, y que debidamente está reflejado en los documentos y aplicaciones de reparto.
Una vez que los repartidores han terminado su jornada, el procedimiento operativo habitual es que vuelva a su base, donde realizará un cierre de jornada, apoyado normalmente en la información que arroja su aplicación de reparto o app. Este proceso, aparentemente simple, conlleva una serie de desafíos logísticos y administrativos que afectan la eficiencia operativa y, en última instancia, los costes asociados al cierre de jornada, costes ocultos, pero que tienen un mayor peso del que podemos imaginar.
El desafío de la contabilización manual de cobros: un obstáculo común
Los repartidores, al realizar las entregas, no solo tienen la tarea de asegurar la correcta distribución de los productos, sino que también asumen la responsabilidad de cobrar en efectivo a los clientes, ya sea por la totalidad o una parte de la mercancía, dependiendo de las instrucciones que haya reflejado el remitente en su orden de transporte.
Al regresar a su almacén u oficina, se enfrentan a la laboriosa y para casi todos ellos engorrosa tarea de contabilizar cada cobro realizado (reembolso), pasando minuciosamente la información cliente por cliente a los encargados de administración. Este proceso, de lo que se llama como “cierre de jornada”, es completamente manual y no solo es propenso a errores, sino que también consume tiempo valioso que podría utilizarse de manera más estratégica.
Tanto el repartidor como el personal de operaciones en una primera instancia, y el de administración en una segunda, deben de trabajar sobre la misma acción (control del dinero), con el objetivo de que este, finalmente, llegue a la cuenta bancaria del remitente, tanto en las cantidades ordenadas por este como en los plazos que la empresa se ha comprometido en liquidar.
Es justo ese proceso manual, realizado por tres departamentos distintos (repartidores, operaciones y administración) el que debe de ser transformado de la forma más robusta posible, y que ello, además, tenga un impacto doble: reducción de costes ocultos para la empresa y un mejor servicio para el cliente final.
No pocas compañías han intentado abordar esta problemática, algunas con propuestas ingeniosas y audaces, que no han logrado penetrar lo suficiente en el mercado, por lo que, si se quiere transformar la gestión de los envíos contra reembolso o de cobro en efectivo, se debe de plantear en reducir la gestión interna, y que eso suponga, además, una real mejora para el cliente, por ejemplo, con la reducción del tiempo del cobro.
El objetivo es agilizar en tiempo real la gestión de los cobros
Como señalábamos, mejorando el proceso, el objetivo de mejora debe de ser agilizar el tiempo del total del proceso. Logístiko, el software de logística especializado en la planificación, asignación o control de entregas aborda esta problemática con una propuesta diferente, apoyándose en el uso de su app y tecnología.
La aplicación permite a los repartidores anotar de manera rápida y sencilla si han efectuado algún cobro durante la entrega y, lo más importante, especificar la cantidad recaudada en cada entrega con efectivo o reembolso. Esta información se actualiza en tiempo real en el sistema, permitiendo que el departamento de administración acceda a los datos de forma inmediata.
Esta interacción de la información en tiempo real no solo simplifica el proceso de gestión de cobros, sino que también se traduce en métricas clave que impactan positivamente en la eficiencia operativa y los costes asociados al cierre de jornada. Uno de los indicadores más destacados es el ahorro del 50% en el tiempo necesario para el cierre diario, ese proceso en el cual el repartidor y el personal de operaciones deben de realizar el cuadre. La eliminación de la tediosa tarea de contabilizar manualmente los cobros permite a los empleados de operaciones primero, y luego a los de administración enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor añadido.
Además, la reducción de los costes asociados a las horas extra del equipo es otra ventaja significativa que se deriva de la implementación de la app para rutas de reparto de Logístiko. Al recibir la información de los cobros en tiempo real, el departamento de administración puede adelantar la contabilidad sin tener que esperar a que los repartidores regresen al final del día.
Esto no solo optimiza la eficiencia laboral, sino que también contribuye a un ambiente laboral más equilibrado y productivo (todo el que ha trabajado en esta tarea, es conocedor de las constantes fricciones que se suceden entre repartidor y el personal de operaciones o administración que está haciendo el cierre de jornada). En definitiva, eliminar procesos improductivos es la clave para agilizar este proceso crucial donde, además, tenemos un elemento tan sensible de por medio como es el dinero en metálico. La aplicación o la tecnología no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también impacta positivamente en los costos asociados a la gestión diaria, eliminando esos costes ocultos, que, aunque no los veamos, existen, están, y lastran las cuentas de resultados.
Carlos Zubialde
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