Posiblemente, estés bastante aburrido de leer esos grandes titulares que te dicen "o transformarte digitalmente, o morir". Es verdad que el número de mensajes de este tipo se ha multiplicado de forma exponencial en los últimos tiempos, y también es posible que la "salida" al mercado de ChatGPT haya ayudado en visibilizar algo, que ya conocíamos.
Pero la gran pregunta en muchas ocasiones es la misma: ¿Cómo se hace eso de transformarse digitalmente?
Intentaremos poner algo de luz con un caso práctico, muy demandado en el sector del transporte y la logística, como lo es la automatización de procesos administrativos manuales, mediante un RPA o software robotizado, que haga esa labor. Normalmente, dicha labor suele ser una acción diaria, tal como buscar una información en el entorno web de cliente (órdenes de carga, números de pedido, etc), poner información de seguimiento de cargas en la plataforma de cliente, gestión de ficheros para procesar órdenes, etc.
Para poder implementar un RPA, es esencial seguir estos 7 pasos:
1-Identificar los procesos: tiene toda su lógica, debemos de localizar y estudiar todos los procesos que se pueden considerar como adecuados para ser automatizados. Además, es esencial conocer TODOS los procesos de todos los departamentos; para ello, la recomendación es hacer una lista, y luego priorizar con aquellos procesos que sean diarios, que tengan un gran impacto, así como determinar el tiempo y recursos que se destinan.
2-Infraestructura: el segundo paso es estudiar cuál es la infraestructura tecnológica que tenemos, y evaluar si necesitaremos cambiar o ampliar la misma.
3-Selección tecnológica RPA: una vez que sabemos que proceso queremos automatizar, y la infraestructura que tenemos, es el momento de seleccionar que herramienta de RPA debemos de utilizar. En el mercado podemos encontrar, por un lado, herramientas que podemos implementar de forma rápida para procesos relativamente comunes, hasta desarrollos "Ad hoc", que pueden incluir no solo RPA, sino también un software de programación como por ejemplo Phyton o incluso otras tecnologías como el web scrapping o el OCR.
4-Diseño: esta fase está íntimamente ligada al paso anterior, y es que, el diseño del proceso que queremos automatizar, es importante para también determinar y seleccionar que tipo de herramienta RPA vamos a precisar. No todos los procesos pueden ser automatizados con las mismas herramientas, pudiendo utilizar desde productos ya paquetizados que encontramos en el mercado, pasando por softwares especiales que estén programados con lenguajes distintos como Phyton, o que integren otras herramientas como el web scrapping.
5-Fase de pruebas: ya hemos seleccionado la infraestructura, la tecnología y el diseño, por lo que pasamos a la fase de pruebas. Es el momento de poner en marcha el propio software, comprobar su correcto funcionamiento, acceso a las bases de datos y chequear el resultado del mismo. En caso de no estar alineado con el objetivo del proceso identificado, quedará hacer una revisión desde el inicio.
6-Entrenamiento personal: finalizada la fase de prueba, es el momento de implantar y de entrenar a los usuarios del mismo. Es muy aconsejable generar una documentación que soporte el proceso, explicando el objetivo, que hace, cuando, como, qué potenciales errores puede dar, así como las personas y departamentos responsables, a finde que toda la información sea clara y transparente.
7-Mejora continua: y una vez que tenemos los procesos en marcha, nos queda realizar un programa de mejora continua, que tiene dos objetivos principales: controlar el correcto y alineado funcionamiento de los RPA que tenemos instalados, y, por otro lado, recoger las propuestas de los nuevos potenciales procesos que se pueden dar en el día a día de la actividad.
Estos 7 sencillos pasos, llevados de forma estructurada y controlada, permitirá a las empresas de transporte y logística, automatizar esos procesos manuales, reducir los potenciales errores, y liberar de tiempo al personal que realiza estas labores, consideradas de muy baja motivación por estos.
Artículo propiedad de Carlos Zubialde
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