Las fechas del calendario se van descontando, y el próximo 5 de octubre de 2026, el Documento de Control Administrativo, el DeCA, deberá gestionarse obligatoriamente en formato digital. Para todas las partes implicadas, sean empresas y profesionales del transporte de mercancías por carretera, cargadores o intermediarios de transporte, septiembre se convierte en el último mes completo para adaptar su operativa antes de que la medida entre en vigor, que debemos recordar, será obligatoria.
El cambio no afecta solo a las grandes compañías con departamentos tecnológicos propios, es una adaptación para todo el sector. Transportistas, cargadores, operadores, pequeñas empresas y autónomos tendrán que incorporar el DeCA digital a su actividad diaria, y la cuestión ya no es tanto cómo cumplir la norma, sino cómo hacerlo sin que esta adaptación digital suponga un aumento de las llamadas, formularios o procesos a una operativa que ya trabaja con márgenes de tiempo ajustados.
Actualmente, existe un abanico de distintas opciones y plataformas como la de gestionar el DeCA con Orus Logistics, que plantean esta transición reduciendo el trámite a lo esencial, tanto para grandes flotas como para operadores de menor tamaño, reduciendo de forma muy notable el impacto de esta implantación digital.
Solo la información imprescindible para generar el DeCA
Uno de los riesgos habituales al digitalizar un trámite administrativo es que termine convertido en un formulario interminable. En este caso, desde la plataforma de Orus Logistics el proceso se ha simplificado para solicitar únicamente los datos necesarios para generar el DeCA conforme a la normativa, evitando que cargadores y transportistas dupliquen información que ya gestionan en otros puntos de su operativa diaria.
Esa sencillez resulta especialmente relevante para autónomos y pymes del transporte, que no siempre cuentan con personal dedicado en exclusiva a la gestión documental o a la implantación de nuevas herramientas.
Cada parte completa la información de la que es responsable
La normativa distingue entre los datos que corresponden al cargador contractual y los que debe aportar el transportista efectivo. Ese reparto de responsabilidades se traslada al propio funcionamiento de la plataforma, de Orus Logistics, de forma que cada parte completa únicamente lo que le corresponde, quedando registrada la trazabilidad de su participación en el proceso.
El resultado es un reparto real del trabajo entre las partes implicadas, con menos margen de error y mayor claridad sobre quién ha aportado cada dato, sin depender de intercambios dispersos por correo electrónico o mensajes difíciles de localizar cuando hace falta consultarlos.
El conductor recibe el DeCA por WhatsApp, sin apps ni registros
Una vez generado, el documento se comparte directamente con el conductor a través de WhatsApp, sin necesidad de instalar ninguna aplicación específica ni registrarse en una plataforma nueva. El conductor accede al DeCA desde una herramienta que ya utiliza en su día a día, lo que facilita localizarlo con rapidez si se produce una inspección en carretera.
Eliminar instalaciones, contraseñas y altas de usuario para el conductor reduce fricciones justo en el punto más operativo del transporte, la propia carretera, donde cualquier complicación añadida termina traduciéndose en tiempo perdido.
Alta gratuita y pago solo por lo que se consume
El registro en Orus Logistics no tiene coste, ni para el transportista ni para su cliente. La generación de documentos funciona mediante paquetes prepago de 1.000, 5.000 o 10.000 DeCA, sin suscripciones ni cuotas recurrentes, de forma que cada empresa adquiere el volumen que se ajusta a su actividad y no necesita realizar una nueva compra hasta agotar los documentos disponibles. El precio parte de 0,26 euros por DeCA, impuestos no incluidos, una cuantía pensada para resultar accesible tanto a grandes corporaciones como a pymes y autónomos del sector.
Empezar en septiembre para llegar preparados a octubre
Esperar a los últimos días antes de que la obligatoriedad entre en vigor puede obligar a cambiar procesos con muy poco margen y en plena actividad. Comenzar durante septiembre permite conocer la herramienta con calma, definir cómo participará cada parte del proceso y familiarizar a los equipos con el nuevo flujo documental antes de que el DeCA digital sea ya la única vía posible.
La digitalización de este trámite no tiene por qué traducirse en más burocracia. Con un proceso simplificado, responsabilidades bien delimitadas entre cargador y transportista, y acceso inmediato para el conductor a través de una herramienta que ya conoce, el DeCA digital puede incorporarse a la operativa diaria sin entorpecerla.
Quienes quieran conocer en detalle esta opción pueden registrarse de forma gratuita en gestionar el DeCA con Orus Logistics.
Carlos Zubialde
contacto@informacionlogistica.com
