Los errores habituales en la preparación de pedidos logísticos

Uno de los focos mas importantes de posibles errores en las operaciones logísticas se dan en la preparación de los pedidos creando una mala experiencia de compra para el cliente así como un descontrol en el stock que tenemos en el almacén y que supone una merma económica.

Es mas habitual de lo que parece que las empresas no estén satisfechas con los resultados que sea su propia unidad logística sea un operador logístico externo les ofrece en este apartado. El gran número de errores tiene varias variables que finalmente se dan casi siempre las mismas.

El error cero sabemos que es imposible y mas cuando hay procesos con factor humano como es en la preparación de pedidos logísticos pero se pueden evitar tanto si estamos ante un proyecto como ante ya una operativa en funcionamiento y que necesita ser revisado.

Prevenir antes de lamentar

Si estamos ante un proyecto como ya comentamos en un post anterior aquí en informacionlogistica.com, uno de los grandes errores que solemos cometer es no reflejar lo acordado con un cliente en un documento. Llevados por el momento de cierta «euforia» por la consecución del objetivo todos los que nos dedicamos al transporte y la logística nos olvidamos que el tiempo pasa y que el famoso dicho «donde dije digo, digo diego» se cumple y es que la relación con los clientes como en todos los ordenes de la vida tiene momentos cumbre y momentos valle.

Este apartado se cumple sobre todo cuando hay que realizar operaciones de preparación de pedidos y para ello lo mejor es crear un documento de guia o SOP junto con el cliente. Es vital ya que por un lado refleja la operativa a ejecutar en el día a día así como tomar consciencia de los posibles problemas o situaciones anómalas que se pueden producir de forma que se detalla cual debe de ser el proceder de cada parte, las responsabilidades de cada uno, los medios de comunicación así como las personas y plazos temporales estipulados.

 

Los errores mas comunes

Suele pasar que aun estipulando una guía de trabajo, realizar un correcto uso de los espacios del almacén y la formación del personal los errores siguen siendo habituales. Es en este momento en el que debemos de atacar directamente cada uno de los errores para poder introducir las acciones correctoras necesarias. Detallemos algunos de los errores mas comunes:

  • Mezclar pedidos: error habitual que se da cuando el operario mezcla dos pedidos o la mezcla de artículos de varios pedidos. Este error se da porque un operario intentando maximizar su tiempo gestiona varios pedidos a la vez cometiendo el error. La solución pasa o porque el operario realice pedidos unitarios o el apoyo técnico mediante una pistola lectora de códigos de barras y aceptación de pedidos.
  • Error artículo: otro error habitual es equivocar el artículo. El operario confunde el código de artículo preparando uno incorrecto y además dejando el stock real en falso. Esto es mas habitual en operaciones de recogida de pedido sin pistola lectora ya que si es con pistola a la lectura el dispositivo nos dirá que el artículo no es correcto. En caso de que no trabajemos con pistolas para la captura de pedidos una correcta señalización de los huecos y de los artículos es primordial así como un check final de pedido una vez terminado.
  • Error en cantidades: Otro error muy parecido a los anteriores y es que el operario prepara una cantidad de artículo erróneo. Los motivos son variados (preparación de muchos pedidos a la vez, distracciones, cansancio, mala calidad del albarán de preparación de pedido…) y la acción correctora es la misma que las anteriores, una captura de pedido mediante pistola o si no disponemos de ello un control del pedido a la finalización del mismo.
  • Reemplazar un artículo: Este también es uno de los clásicos, el operario debe de poner un artículo determinado que cuando llega a la estantería ve que ya no hay stock; ante la situación lo que hace es reemplazarlo por su cuenta y riesgo. Esto suele producirse mucho con artículos de distintos colores (el pedido es negro y se presenta uno verde por ejemplo). Aquí la única acción correctora es la formación del operario.
  • Embalaje incorrecto: otro de los errores mas comunes es presentar el pedido en un envase que no se ajusta a las necesidades (por tipología, por tamaño etc). En este punto tenemos que saber y detectar las necesidades de embalaje para poder disponer de los medios necesarios. Si en el transcurso del tiempo estas necesidades cambian también tenemos que cambiar nuestros envases. El motivo del cambio es doble, tanto por seguridad del producto como por una acción de marketing.

Conclusiones

Esta claro que un error es siempre caudado por varios factores distintos y la logística no es ajena. Identificar los errores es el primer paso para no volver a cometerlos acometiendo las acciones correctoras necesarias.

En la logística la tecnología nos puede ayudar mucho en evitar estos errores. Se suele decir que este tipo de tecnología es cara pero la perdida de clientes por errores lo es mucho mas. La balanza en este caso es a favor de la tecnología.

Artículo propiedad de Carlos Zubialde

[email protected]