Como diseñar una estrategia de operaciones logísticas

Cualquier empresa (industrial o una tienda online) necesita tener el diseño estratégico de sus operaciones logísticas muy bien definido. Quien no tenga este diseño definido lo mas probable es que incurra en unos gastos adicionales que son evitables, gastos que salen directamente de la cuenta de resultados.

Para poder diseñar una estrategia de operaciones logísticas se requiere de dos capacitaciones:

1-Capacidad de saber elaborar un plan estratégico en términos generales (elementos, estructuración, procesos etc).

2-Conocimientos y capacidades logísticas que permitan tener una visión profunda de todas las operaciones logísticas y poder adoptar las líneas estratégicas mas idóneas.

Tenemos que destacar que además de las capacidades otro aspecto que cabe ser destacado es la importancia de disponer con las herramientas necesarias que faciliten además del diseño de la propia estrategia logística, la monitorización de la estrategia.

Desde informacionlogistica.com hemos hablado muchas veces de la importancia de las KPI como elemento de monitorización, pero un buen KPI no es mas que la forma en la que tomamos los datos producidos por nuestra estrategia logística. ¿Qué debemos de hacer después? El siguiente paso sería estudiar los datos monitorizados y COMUNICAR  la situación al resto de departamento implicados en la estrategia logística como pueden ser el departamento de ventas, el financiero o el de atención al cliente.

Sin una adecuada comunicación no es posible tener el compromiso de toda la organización, no logaremos que estos departamentos sientan como suyo la estrategia y corremos el riesgo de fracasar. Pongamos un ejemplo de una empresa en la que se detecta que el albarán o comprobante de venta que va con la mercancía es un porcentaje muy elevado no llega a manos del destinatario. Detectado en la monitorización esta situación, comunicamos tanto al departamento de almacén la situación así como al departamento de ventas. Si en el almacén no hacen nada por cambiar donde se pone el albarán de entrega y si el departamento de ventas por ejemplo no contacta con los clientes para poder hacer llegar por un medio telemático dicho albarán, seguiremos ofreciendo un servicio logístico deficiente para el cliente.

Por eso es importante contar con los instrumentos necesarios para monitorizar también de forma interna el seguimiento y evaluación de las desviaciones detectadas en el plan estratégico logístico, medir el desempeño y cumplimiento de las mismas y como no, reducir  los riesgos con la toma de medidas correctivas.

Planificar los objetivos

Para planificar los objetivos de nuestra estrategia logística tenemos que tener en cuenta cuales son los objetivos a corto, medio y largo plazo. Cuando hablamos de logística tiene que quedar claro que el principal objetivo esta relacionado con la optimización de todo el proceso al que uniremos siempre la consecución de la máxima satisfacción del cliente final. Dicho de otra forma, hacer que los procesos logísticos sean rápidos, con un coste lo mas reducido posible y que ello sea apreciado por el cliente como un servicio de alta calidad.

Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de planificar los objetivos de nuestra estrategia logística vendrá definida por los propios objetivos que nos marquemos. Esta claro que han de ser objetivos ambiciosos pero siempre que sean realistas, flexibles y adaptables. Lo que lograremos si ponemos un objetivo excesivamente ambicioso será no llegar al mismo creando una frustración por el fracaso en toda la organización.

Una vez que tengamos definidos nuestros objetivos y los plazos en los que queremos lograrlos es el momento de crear los KPI o índices que nos dan la monitorización de la estrategia. Los KPI deben de monitorizar las actividades y procesos esenciales de la cadena logística por lo que saber que queremos medir tiene una importancia vital. Estos indicadores pueden ser tanto cuantitativos como cualitativos, la determinación vendrá por los objetivos que nos marquemos.

Definidos los objetivos y los KPI (indicadores) que vamos a utilizar como herramienta de control de nuestra estrategia logística solo nos queda asignar las tareas y establecer el circuito de responsabilidad. Debemos de definir correctamente en función de que tipo de indicadores sean que departamento e incluso personas son las responsables de recoger esos datos, tratarlos y posicionarlos en los indicadores. En las organizaciones es habitual que una tarea queda sin hacer porque no esta definido el responsable del mismo, por ello es “obligatorio” y de extrema importancia definir las responsabilidades de la captura de los datos, el ámbito de actuación, plazos etc.

El compromiso con la estrategia

En toda organización encontraremos elementos que no comulgan con la estrategia que se define, incluso podemos encontrar situaciones donde en lugar de ayudar ponen palos en las ruedas. Para evitar esto debemos de garantizar el compromiso con la estrategia logística de toda la organización, desde la dirección general hasta el último operario.

Asegurar el compromiso implica primero ser muy claros con la comunicación interna, explicar la estrategia logística que hemos definido en todos los niveles de la compañía debe de ser una prioridad, todos los componentes deben de conocer cual es la estrategia.

La comunicación es un aspecto muy crítico, representa poner a la luz la estrategia frente a la compañía por lo que además de ser una estrategia sólida, la comunicación de la misma tiene que ser igual de sólida. Debemos de procurar adelantarnos a los retos internos que nos pueden surgir durante la fase de comunicación. Mantener una comunicación fluida mediante unos buenos canales de comunicación interna nos ayudaran en asegurar ese compromiso de la compañía.

Por último también debemos de estar en disposición de recibir propuestas de mejoras e incluso críticas, interiorizar y valorar las mismas supone dar un paso mas en la creación de una estrategia logística mas sólida y cohesionada con los valores de la compañía.

Artículo propiedad de Carlos Zubialde

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