¿Gestionas correctamente el stock de tu almacén?

Hacer un control de stock o inventario suele ser una de esas tareas que se deja para el final, y que por su importancia debería de hacerse de una forma regular, una correcta gestión del inventario tiene una repercusión directa sobre la cuenta de resultados, eso es, hablamos de dinero!

Hacer y tener el inventario al día es una obligación de todas las empresas que tienen bienes y existencias en sus almacenes, mantener al día el inventario supone mantener al día los activos que tiene la empresa, además de poder general un ciclo de compra mas ajustado a las previsiones de venta, y poder mantener un servicio de entrega a cliente final de forma correcta.

Hacer un recuento de stock o inventario no es mas que comparar físicamente nuestras existencias con lo que reflejan nuestros sistemas de control administrativo. Como ya he comentado anteriormente, tener un correcto control del inventario proporciona una información vital para el funcionamiento correcto de todo el supply chain o ciclo logístico desde la compra de la materia prima hasta la entrega al cliente final de su producto.

Cuando y cuantas veces debemos de hacer un inventario

Como operadores logísticos, estaremos a merced de las directrices que nuestros clientes nos dicten, pero lo mas habitual es que por lo menos al año se haga un inventario general, que suele coincidir con la época de menos actividad del cliente.

No obstante, durante el año se deben de realizar “inventarios selectivos” sobre algún producto concreto que por ejemplo tengamos programado sacar en outlet o que tiene una fecha muy cercana de caducidad.

Los operadores logísticos también solemos realizar de forma continuada “inventarios aleatorios”, por ejemplo, controlamos el inventario de un pasillo completo, dando igual si hay material de muchos clientes, y comprobamos si físicamente tenemos lo que nuestro SGA o programa de gestión logístico coinciden.

Cuando el inventario no coincide

Lo optimo seria que el inventario físico y el que tenemos en nuestro sistema fueran idénticos, eso significa que hemos realizado correctamente todas las labores de entrada de mercancía en nuestro almacén, hemos colocado y controlado correctamente, y que posteriormente hemos preparado todos los pedidos bien.

Pero esto no suele ser lo habitual, lo mas normal es que tengamos diferencias en el stock; cuando tengamos diferencias primero tenemos que saber el impacto que estas pueden tener sobre nuestro negocio, par eso se suele utilizar un famoso sistema de ABC.

El sistema ABC clasifica las mercancías de nuestro almacén en función de su importancia para nuestra actividad, las mercancías tipo A son vitales, y las C por ejemplo accesorias. De esta forma primero debemos de identificar TODAS nuestras mercancías por ese rango, y luego asignar cual es el desvío que estamos dispuestos a tolerar y que no afecte a nuestro negocio, por ejemplo:

Mercancias A : 0%-05% de desvío en inventario

Mercancías B: Entre 0-5% y 2% de desvío en inventario

Mercancías C: Entre 2% y 4% de desvío en inventario

Los porcentajes deben de establecerse en función del tipo de mercancía, actividad de la empresa, tasa de rotación etc. Si el desvío es grave o muy por encima de los márgenes que hemos establecido, deberemos de trabajar sobre esas mercancías para investigar donde se esta produciendo ese desajuste, si en los movimientos de entrada o salida, en el picking etc. Un control correcto de inventario nos puede ayudar a localizar un problema dentro de nuestra cadena de suministro.

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Los beneficios de un buen control de stock

Hacer un inventario sabemos que es una labor tediosa, engorrosa y aparentemente sin un objetivo mas que el de tener un control, cosa que no es real y que debemos de transmitir a nuestros equipos, ya que los beneficios que aporta tener un stock controlado son muy superiores a los que inicialmente podemos pensar, os detallo alguno de ellos:

1-Conocimiento exacto de la mercancía almacenada: Cuestión muy importante, ya que hablamos directamente de dinero; si no tenemos un control sobre los productos que tenemos, estos pueden caducar o deteriorarse por ejemplo, y eso es una perdida de mercancía y de dinero.

2-Eliminar las roturas de stock: teniendo un control correcto, sabemos exactamente lo que tenemos en el almacén, lo que nos da la seguridad de poder servir a los clientes la mercancía que nos han comprado, y no encontrarnos ante la situación de que en nuestro sistema teóricamente hay existencias, pero en la realidad no hay nada. si pasa esto, pierdes una venta, posiblemente pierdas un cliente que además te puede generar una mala imagen en las redes sociales, hablamos de dinero….

3-Mejora la planificación de compra de producto: Un buen control logístico nos permite saber en cada minuto de nuestra actividad, con lo que podemos controlar también los ciclos de compra a nuestros proveedores, pudiendo aplazar una compra de producto si este esta teniendo poca salida, lo que nos permite mantener un nivel de existencias correcto y no gastar dinero en unas compras de producto ya programadas. Hablamos de dinero…

Conclusión

Hacer un inventario de almacén es una de las labores mas ingratas a primera vista, pero posiblemente la mas importante. Las grandes compañías ponen especial foco sobre este punto realizando controles diarios y automatizados, lo que les permite saber que productos son los que mas se venden, los que mayor rotación tienen, en los que tienen que poner especial foco de atención en su proceso de compra y elaboración para poder servir a sus tiendas o al cliente final.

Uno de los grandes secretos de compañías como Zara, Mercadona o Amazon no solo es su actividad, sino mantener un control de stock actualizado; si ellos lo hacen,

¿cual es el motivo por el que tu empresa no lo hace?

Artículo propiedad de Carlos Zubialde

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Carlos

Experto en todo lo que tenga que ver con el transporte, la logística y el ecommerce.