Hay tareas en la operativa diaria de una empresa de transporte que todo el mundo sabe que hay que hacer, pero que nadie quiere hacer, y la gestión documental de proveedores es, sin duda, una de ellas. No genera ingresos, no aparece en ningún cuadro de mando de ventas y, sin embargo, cuando falla, las consecuencias pueden ir desde una sanción hasta una responsabilidad civil que nadie había contemplado, o en ocasiones, se le puso poca atención hasta que la situación explota y cada uno debe asumir su responsabilidad.
El problema de fondo es bien conocido en el sector, ya que las empresas de transporte trabajan con una red de proveedores que puede ser muy heterogénea, desde autónomos habituales, subcontrataciones puntuales o colaboradores de última milla. Cada uno de ellos tiene la obligación de aportar la documentación en vigor, como los seguros (vehículo, mercancías o responsabilidad civil), tarjetas de transporte, o certificados de Hacienda y Seguridad Social de estar al corriente de los pagos. Tenerla, revisarla y mantenerla actualizada es, sobre el papel, obligación del contratante. Y la responsabilidad no desaparece por el hecho de que el proveedor no haya enviado lo que toca.
Muchas empresas han dado ya el paso de contratar una aplicación o plataforma para centralizar esa gestión, y es una solución lógica y funcional, cuando se usa, claro. El problema es que una parte relevante de los transportistas autónomos y pequeños operadores no la utilizan, alegando desconocimiento de la herramienta o simplemente porque les supone un paso extra en su rutina diaria tener que consultar una app para poder subir documentos, etc. El resultado es que la plataforma está en marcha, pero los expedientes siguen incompletos, y alguien del departamento de administración o similar tiene que ir detrás de cada proveedor, documento por documento, con el coste en tiempo y en desgaste que eso implica.
Aquí es donde Onfy.io, una plataforma española de la que ya hablamos de forma reciente en www.informacionlogistica.com, tiene una propuesta diferencial para la gestión 360º de proveedores. Además de su propia plataforma, tipo SaaS, con una funcionalidad brutal e implementación de tecnologías como la IA, dan un paso para atacar el problema, como es elegir el canal de comunicación con el proveedor.
Su propuesta se articula por un canal que no requiere aprendizaje y es masivamente utilizado por todo el mundo: WhatsApp. La compañía es desarrollador autorizado de Meta, lo que significa que las comunicaciones que se realizan a través de su sistema están dentro del entorno oficial de la plataforma, con las garantías que eso conlleva en términos de seguridad y trazabilidad.
El proceso que plantea Onfy tiene una lógica operativa aplastante: cuando se incorpora un nuevo proveedor, el sistema lanza automáticamente una solicitud por WhatsApp con la lista de documentos pendientes. El proveedor puede responder desde su móvil adjuntando una foto, un PDF, JPEG, TIFF, etc. sin necesidad de acceder a ninguna plataforma ni recordar ninguna contraseña. A partir de ahí, un primer agente de inteligencia artificial clasifica el documento recibido, un segundo verifica su autenticidad si el documento lo requiere, y un tercero lo valida, poniendo fecha de caducidad dentro del expediente del proveedor que existe en Onfy.io, actualizando su estado de forma automática.
Para los proveedores habituales, el sistema incorpora una lógica de alertas preventivas, ya que quince días antes del vencimiento de cualquier documento, el proveedor recibe un aviso por WhatsApp. Si no responde y el documento expira, la plataforma pone automáticamente al proveedor en cuarentena, lo excluye de la lista de contratables y le notifica la situación, también por WhatsApp, hasta que este aporte la documentación, en cuyo caso los agentes de IA hacen la validación y clasificación.
Lo interesante de este caso no es solo la solución en sí, sino lo que revela sobre cómo se está aplicando la inteligencia artificial en el sector, ya que no en los grandes procesos de optimización de rutas o predicción de demanda que protagonizan los titulares, sino en tareas que ninguna empresa clasificaría como estratégicas y que, sin embargo, concentran una cantidad desproporcionada de horas de trabajo administrativo. La IA no viene aquí a transformar el negocio, viene a resolver el trabajo que siempre se ha hecho mal porque nadie quería hacerlo bien. Y eso, para el transportista o el responsable de tráfico que lleva años persiguiendo renovaciones de seguros por teléfono, tiene un valor incalculable; si no, que se lo pregunten.
Carlos Zubialde
contacto@informacionlogistica.com
