Hemos explicado ya en numerables ocasiones que el objetivo de una organización logística es encargarse que el producto comprado por el cliente, es transportado, controlado y entregado en la forma y tiempo acordados.
La planificación es esencial en toda organización logística, el control y la información son pilares fundamentales para poder optimizar el desempeño diario y cumplir con las exigencias planteadas por los clientes. Para ello hemos hablado muchas veces de los famosos KPIs logísticos, esos registros e indicadores de gestión que permiten controlar la eficiencia del proceso logísticos (en su totalidad o solo parte del mismo).
Ofrecer estos datos a los clientes es uno de los pasos que todavía la industria logística debe de dar; además de ofrecer los servicios logísticos propios o de asesora a los clientes en la mejora de las operaciones, se debe de ofrecer a os clientes los datos de los ratios o indicadores que estén asociados a las operaciones de ese cliente.
Compartir los indicadores logísticos con el cliente
Ya sabemos que un KPI es un indicador de una operación que evalúa la misma par controlar si se cumple con lo establecido o por contra existe alguna desviación en ese proceso. Habitualmente los KPI logísticos o indicadores se suelen centran en el desempeño interno, es decir, se intenta controlar los procesos para lograr la mayor optimización de la productividad, el control de los costes y otros parámetros similares. Pero muchas veces esos KPIs no tienen un traslado al cliente bien porque son indicadores internos o bien porque no se considera oportuno hacer tal traslado. La forma que tenemos para que un cliente pueda tener la imagen en 360º de las operaciones que realizamos para el no solo es hacerlo, sino "demostrar" como se hacen. El famoso dicho de "algo que se hace pero no se dice que se hace, para el cliente no existe", toma toda su fuerza.
Existen indicadores en logística llamemos que "estandarizados", que te ayudarán a medir el funcionamiento de los procesos como los del almacenamiento o la distribución por ejemplo. Antes de decidir que indicadores vamos a "compartir" con el cliente, tenemos que tener en cuenta que estos indicadores tienen que cumplir algunas características para que puedan aportar una información de valor:
- Ser sencillos y accesibles: parece lógico, tienen que ser indicadores sencillos pero eficaces, los KPI complejos no son de mucha ayuda
- Información relevante: el resultado del KPI nos tiene que ofrecer una información relevante, de forma que estratégicamente se puedan afrontar cambios de forma inmediata.
- Ser lógicos: es muy importante que el KPI mida de forma lógica los elementos que estén relacionados con el cliente, con la misión y operativa establecida con el.
- Ser lo mas estandarizados posibles: Como decíamos, podemos estandarizar algunos KPI, de forma que siempre tengamos una base de trabajo en común para todos los clientes en algunas áreas.
Que podemos compartir con el cliente
Como sabemos en la logística podemos encontrar algunas grandes áreas de trabajo que se repiten todas o parte en los servicios que contratan los clientes:
- Abastecimiento (compras)
- Almacenamiento
- Fulfillment (gestión de pedidos, picking etc)
- Transporte
Cada uno de estas áreas suele tener un indicador que acota las operaciones del mismo. Tenemos que tener en cuenta que al cliente deberíamos de informar sobre TODOS y cada uno de los indicadores de cada área, eso si, teniendo en cuenta que en ocasiones podemos "bombardear" de forma excesiva al cliente con datos y por ello es necesario decidir de todos los indicadores, cuales compartiremos y el motivo. Detallemos que tipo de indicadores deben de tener en cada área para luego decidir cuales compartir con el cliente:
ABASTECIMIENTO:
- Cumplimiento del plazo de abastecimiento.
- Situación de la llegada del abastecimiento (numero, piezas, situación, roturas, etc)
- Cumplimiento de plazos por proveedores
ALMACENAMIENTO:
- Inventario actualizado con información ontime
- Ocupación (palets, cajas, m3 etc)
- Rotación de inventario (diario/semanal/mensual)
- Roturas de stock por producto
- Niveles máximos y mínimos de stock
FULFILLMENT:
- Numero de pedidos por día
- Numero de productos por pedido
- Numero de envíos por pedido
- Errores en documentación (facturas, albaranes…)
- Tiempo preparación de pedidos por operario y día
TRANSPORTE:
- Número de envíos
- Tipos de envío (paquetería, grupaje etc)
- Número de envíos no planificados o fuera de horarios establecidos
- Cumplimiento de plazos de entrega ( %).
- Entregas incompletas (por proveedor)
- Coste del transporte (por pedido, por producto etc)
Estos son solo algunos ejemplos de KPI o indicadores que podemos tener en cada área de trabajo, nos quedaría acordar con el cliente por un lado que indicadores quiere que compartamos, el calendario de los mismos, y la parte mas importante, establecer cuales son los niveles de calidad mínimos para cada uno de ellos.
Al final un indicador nos da una fotografía en un momento concreto de una operativa, pero para saber si ese dato es el correcto o no, tenemos que acordar con el cliente los niveles de cada uno de ellos. Estableciendo un nivel lo que hacemos es poner en valor la actividad logística y ofrecer al cliente la tranquilidad para que el pueda enfocar sus esfuerzos en las partes de su negocio que mayor control requiere.
La claridad de los datos, compartirlos y mantener el nivel de calidad solo son ayuda para el buen operador logístico. Si te consideras así, no dudes en compartir los indicadores con tus clientes.
Artículo propiedad de Carlos Zubialde
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