La importancia de los indicadores KPI de calidad en la logística

Una de las características de las organizaciones empresariales es la incorporación de elementos de gestión y control que permiten evaluar los distintos procesos, detectar desviaciones y errores que puedan necesitar una acción correctora.

Todos conocemos esos elementos de gestión como KPI (siglas en ingles de Key Performance Indicator), una métricas que ayudan a identificar el rendimiento de la estrategia que hemos trazado desde el mismo momento que hemos elaborado e implementado el plan. Las distintas mediciones que hagamos las reflejamos en estos KPI para poder ver nuestro nivel de cumplimiento en base a los objetivos que nos hemos marcado en el plan estratégico con anterioridad.

La base de un buen KPI no esta en la elaboración de la unidad de medición sino en la claridad de los datos que se aportan en el mismo. Normalmente los KPI son sinónimo de «control fiscalizado» de la actividad cuando mas lejos de la realidad. Una correcta gestión de las mediciones implican un objetivo de mejorar los procedimientos para buscar un mejor nivel de servicio y no un concepto de control, por eso los KPI no son momentáneos sino extendidos temporalmente para que tengamos una visión mas panorámica de la realidad de nuestro servicio.

Pero crear un KPI no solo tiene la característica de medir sino también de poder prevenir posibilitando un adelantamiento a las dificultades que podemos tener ya que normalmente estas suelen ser cíclicas, permitir identificar las áreas de mejora con el fin de poner los recursos necesarios antes de que el rendimiento del servicio es otro de los grandes beneficios que nos puede aportar la correcta generación y gestión de un indicador de calidad.

Los KPI o indicadores de gestión suelen agruparse para luego poder representarlos de forma gráfica. La unión de estas formas gráficas dan el resultado de lo que se llama un «cuadro de mando«, una fotografía global que incluye los indicadores clave y que visualmente nos ofrece la información sobre el plan estratégico que hemos marcado. Los distintos indicadores o KPI logísticos suman el «cuadro de mando» logístico que a su vez se incorpora al «Cuadro de Mando» de la empresa que suele gestionar la dirección general para la toma de decisiones estratégicas.

Como debe de ser un KPI

Un buen indicador de gestión debe de tener algunos parámetros o características principales como las siguientes:

-Medible: como bien dice el KPI es un indicador de medida, por lo que debemos de poder medir en unidades

Temporal: debe de tener una medida de tiempo (diario, semanal, mensual etc)

Cuantificable: debemos de poder cuantificar lo que medimos (unidades, cajas, palets etc). En este apartado también sería interesante poder introducir la cuantificación porcentual

Acotado: debemos de poder centrar que queremos medir y hasta donde queremos medir

-Integro: La información que arroja el KPI debe de ofrecer al usuario un panorama integral de lo que necesita saber acerca de lo que estamos midiendo

Como ya hemos dicho los KPI deben de informar, controlar y ayuda en evaluar situaciones que ayuden a tomar decisiones que pueden ser desde un punto de vista organizacional vitales. Pero NO existen unos KPI ya establecidos, cada organización o modelo de negocio tiene factores distintos que le hace necesitar indicadores de medición distintos y los indicadores de calidad en la logística no son una excepción.

Los indicadores logísticos

Los indicadores o KPI logísticos miden los datos numéricos y operaciones aplicadas a la gestión logística. Dentro de la gestión logística podemos determinar indicadores de cada una de las distintas operaciones que pueden componer el trabajo logístico de forma que podamos tener KPIs de los procesos de recepción de mercancía, del almacenamiento, del proceso de preparación de pedidos, de los flujos de información con el cliente, del proceso de salidas o del transporte por ejemplo.

El objetivo de los indicadores logísticos sobre todo se centran en identificar y controlar los procesos operativos. Como características de los KPIs logísticos podríamos indicar que:

1-Deben de medir el grado de cumplimiento de las expectativas de servicio pactadas con los clientes

2-Medir el uso de los recursos asignados al servicio para aumentar la productividad de las operaciones (maquinaria, sistemas de preparación de pedidos etc)

3-Reducir los gastos e incrementar la eficiencia operativa y productiva

4-Parametrizar el cumplimiento de la planificación

5-Identificar las operaciones y áreas de mejora

6-Identificar la capacidad real operativa (espacio, gestión de stock etc)

Un KPI o indicar logístico debe siempre expresarse en número y porcentajes (cifras concretas) ya que estaremos evaluando una actividad unitaria y además debe de ser:

1-Constante: SIEMPRE el KPI debe de mantener el mismo formato y formula, no es posible cambiar constantemente de formato ya que esto no ayuda a la comprensión del indicado

2-Vivo: el KPI logístico debe de permitir agregar y eliminar datos de forma sencilla para que siempre tengamos una «foto real» de la situación

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Como hacer tu KPI logístico

Para establecer un indicador de gestión logístico es necesario tener claro que actividades o procesos queremos medir y con que objetivo. En ese camino además de identificar que proceso logístico queremos medir debemos también de:

1-Organizar que datos, como y cuando los recopilaremos  (esquema de implantación)

2-Definir el objetivo y las variables que queremos medir con esos datos

3-Asignar cuando recolectaremos esos datos (temporalidad)

4-Cuanto tiempo será necesario entre la recolección y el establecimiento de los mismos en un KPI definitivo

5-Definir el formato del KPI

6-Definir el seguimiento y responsabilidad del KPI

7-Definir como comunicaremos las mejoras detectadas y los errores a corregir

8-Los responsables del KPI

Conclusión

Como puede ver los indicadores de gestión o KPI son una herramienta perfecta para supervisar y controlar las actividades logística. Nos permite poder además de tener una fotografía de situación detectar áreas de mejora y sobre todo los errores y desviaciones que nos pueden lastrar en el servicio que ofrecemos a los clientes y por consiguiente una perdida de confianza por su parte que sería el peor de los escenarios dentro de una relación operador logístico-cliente.

Os invito a crear vuestros indicadores propios, como hemos comentado no existen fórmulas mágicas sino que cada organización empresarial aplica sus propios indicadores, investigar, probar y confundirse también es necesario hasta encontrar el KPI que nos permita tener ese control sobre nuestras operaciones logísticas.

Artículo propiedad de Carlos Zubialde

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