¿Tienes la sensación que los departamentos de tu empresa o cadena de suministro están realizando una gestión tipo reino de taifas?
Si tu compañía no ha diseñado ni implementado una estrategia 360º en la cadena de suministro entonces es relativamente habitual que los departamentos de una empresa y los que están relacionados con la cadena de suministro trabajen como reinos de taifas, como unidades individuales dentro de la cadena de suministro.
Compras, planificación, producción, logística, almacenamiento, customer service o comercial no solo no trabajan de forma unitaria sino que incluso tienen peleas y "guerras" internas entre ellas. Una situación de este tipo es mas peligroso incluso que la competencia, el enemigo interno es mucho mas peligroso que el mercado porque te debilita sin darte cuenta.
¿Por qué debería importarte?
Si tu equipo de compras esta comprando a los proveedores, administración esta pagando las facturas y logística esta haciendo llegar los pedidos a los clientes, ¿por que debería de importarte?
Debería de importarte para saber que se compra al mejor precio posible, que se factura a los clientes correctamente y que ponemos en casa del cliente sus pedidos a plazo y con el margen que hemos determinado. Para ello es muy importante determinar y administrar la cadena de suministro de forma estratégica.
Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que todos los eslabones de la cadena de suministro cuestan dinero. El error mas habitual es no determinar los costes de toda la cadena y pensar que si mejoramos la logística para entregar los pedidos a los clientes con mayor rapidez ya estamos ganando dinero.
¿Pero por dónde empezar?
Lo primero es saber lo que nos esta costando la cadena de suministro y no solo los costes logísticos o de transporte. El mayor error es pensar que los costes solo están en la logística. Los costes ocultos de la logística son los que se producen en los otros apartados de la cadena de suministro y no son repercutidos al coste de producto. Se tiene que mirar hasta el final de la cadena de suministro para tener el control total de los costes.
Cuando compramos los productos a los proveedores (nivel II de la cadena de suministro), el precio de compra es el primer precio de coste. Pero ese no es el coste total del producto ya que dependiendo del Icoterms el precio del producto varia. Si compramos el producto como EXW (Ex-works) correremos con todos los gastos tanto de transporte como los aduaneros y arrancelarios que se incurran para hacer llegar el producto hasta nuestro almacén.
¿Coste de las mercancías o gasto de logística?
Estos gastos de transporte y manipulación así como los aduaneros y arancelarios también forman parte de coste del producto. No cuantificarlos correctamente los hace ser ocultos. A algunos departamentos de finanzas les gusta incluir esos gastos de transporte en el costo real de las mercancías (es decir, se cuentan en el margen del producto) y algunos departamentos de finanzas los contabilizan por separado.
De cualquier manera a la empresa le cuesta tiempo y dinero, la forma de cuantificarlo no es lo verdaderamente importante sino hacerlo. Si no se contabiliza ese coste con el producto puesto en nuestro almacén generaremos un diferencial que literalmente eliminará nuestro margen. Pero ese no es el coste oculto mas importante...
¿Cuanto tiempo lleva el producto parado en el almacén?
El mayor coste oculto de la logística es cada día que el producto esta parado en nuestro almacén. No solo por el propio producto sino también por los costes que este tiene como el alquiler del almacén, los costes del personal, seguros etc.
Los costes de preparación de pedidos o manipulación son costes que habitualmente se tienen en cuenta dentro de la escala que después determinará el precio final de venta pero ¿has tenido en cuenta las devoluciones?
Dependiendo del sector el porcentaje de devoluciones puede situarse en hasta el 30%. Hoy día la batalla por la logística inversa es posiblemente la mas importante en el sector del ecommerce y no cuantificar el coste del mismo esta siendo el principal problema de muchas empresas de comercio electrónico. La devolución es un coste oculto que no se asigna a la logística habitualmente cuando es el principal "hueco"que puede lastrar el beneficio de nuestro negocio.
Que hacer
Esta claro que como profesionales de la logística debemos de hacer aflorar todos los costes tanto visibles como ocultos que se producen en la cadena de suministro. La contabilización de los mismos correrá en función de lo que determine el departamento financiero pero para eso tenemos que poner sobre la mesa todos los costes de inicio a fin:
- Comprar el producto en origen al mejor precio y condición
- Controlar y gestionar los precios de flete y logística, negociar y obtener las condiciones mas ventajosas
- Controlar y optimizar el inventario y stock de nuestro almacén
- Gestión correcta del stock, de los ciclos y productos
- Control de los gastos logísticos de personal, maquinaria, seguros etc
- Gestionar el control del coste de transporte hasta casa del cliente
- Determinar y controlar la logística inversa
Pero con todo esto no hemos terminado de controlar los costes ocultos de la logística. ¿Qué condiciones de pago tenemos con los proveedores? ¿Y qué condiciones de pago tienen los clientes con nosotros?
Las cuestiones financieras y de cobros son el gran olvidado de los costes logísticos. Los profesionales de la logística ponemos mucha atención a los costes pero no controlamos cuando pagamos a los proveedores sean de materia prima sean fletes o gastos aduaneros. Y en otras ocasiones tampoco controlamos los cobros de nuestras ventas por lo que el diferencial es un coste oculto que también hay que controlar.
Parece que controlar la cadena de suministro es solo controlar la logística y el transporte pero si queremos que el negocio funcione tenemos que tener ojos en todos los apartados de la cadena de suministro.
¿Controlas tus costes ocultos logísticos?
Artículo propiedad de Carlos Zubialde
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