En muchas empresas de transporte hay un momento del día en el que la operativa no se detiene, pero la estructura sí. Estaríamos hablando, por ejemplo, de la franja nocturna, los fines de semana o esas horas intermedias en las que los camiones siguen entrando y saliendo mientras la oficina está cerrada. Y es en este punto donde aparece un problema poco visible, pero constante y real para el sector: la gestión física de llaves, albaranes, CMR o instrucciones de carga para los conductores.
Durante años, la única solución que han tenido las empresas, ha sido organizativa, es decir, hacer turnos de guardia, personal de noche o disponibilidad parcial para cubrir la llegada de conductores fuera de horario, para que se les pueda atender, recoger documentación, llaves de los camiones que aparcan en la instalación, etc. Y pese a ser invisible para la gran mayoría, todas las compañías que cuentan con una flota de conductores, o tienen operativas continuadas, tienen este problema encima de la mesa.
Y no solo hablamos de que esto implica un coste económico, sino también una dificultad real para cubrir esos puestos de forma estable. En muchos casos, además, el volumen de actividad no justifica una presencia continua, pero sí exige esa presencia de una persona para poder dar una respuesta puntual y fiable a esa gestión de documentos, llaves, etc.
La situación es sencilla de entender, un conductor que llega al parking de la compañía de madrugada, debe tener la seguridad de que, por ejemplo, las llaves del camión son entregadas y recogidas con total seguridad y garantía. Y hasta hace poco, esto se hacía contando con personal de guardia, pero esto está cambiando. Hoy día vemos que se empieza a consolidar un enfoque distinto, basado en infraestructura y no en personas. Empresas como Arregui, con una larga trayectoria industrial vinculada a buzones y sistemas de seguridad, han trasladado su conocimiento al desarrollo de taquillas inteligentes con aplicaciones específicas en entornos logísticos, para dar soluciones a situaciones como las que nos hemos planteado en la gestión de documentos y llaves en horarios fuera de lo normal.
El punto de partida no es crear una red de lockers como las que se ven en el e-commerce, sino resolver un problema interno de operación. Su sistema, conocido como Univers Locker, se está instalando en bases logísticas y centros de transporte para cubrir precisamente ese vacío operativo. La lógica es sencilla pero segura: sustituir la entrega física asistida por un sistema automatizado disponible las 24 horas.
Además de todo esto, el funcionamiento encaja con los flujos habituales de una empresa con flota y que debe gestionar llaves o documentos. Con este sistema, un conductor que regresa por la noche puede depositar llaves o documentación en una taquilla o locker que está instalado en la base de su empresa, con una cobertura de 24/7. Cuando deposita o recoge algo desde la taquilla, ese movimiento, además de quedar registrado, quedará cerrado y solo accesible para quien deba recogerlo posteriormente. A la inversa, un conductor que inicia ruta puede encontrar en su compartimento la documentación o las llaves necesarias, sin necesidad de interacción con personal, imitando la recogida que puede hacer cualquier persona de un envío de ecommerce en un locker, solo que, con su documentación, llaves, etc.
Una de las cuestiones vitales e importantes de este sistema no es solo la automatización del proceso, sino el control que se le aplica al mismo. Las taquillas o lockers tienen sistemas que permiten registrar quién ha depositado o retirado un objeto, en qué momento. Esto se logra porque la empresa envía un código QR al usuario, un código que le autoriza para el uso del locker. Además, con este funcionamiento se introduce una mayor trazabilidad en un proceso que tradicionalmente ha sido informal o dependiente de confianza y presencia física.
Desde el punto de vista logístico, no estamos ante una solución de última milla en sentido clásico, sino en lo que podría definirse como último metro. Es decir, el punto exacto donde la operativa se conecta con la infraestructura interna de la empresa. No gestiona transporte, no optimiza rutas ni interviene en la planificación, pero sí elimina fricciones en la ejecución diaria, sobre todo en franjas o días de máxima tensión, como lo son las horas nocturnas o los fines de semana. Y el impacto operativo es directo porque se reducen incidencias vinculadas a entregas fallidas internas, se elimina la necesidad de presencia física en horarios críticos y se estandariza un proceso que suele ser irregular entre distintas delegaciones o centros.
No se trata de una transformación disruptiva ni de una tecnología compleja, sino de la aplicación práctica de un sistema que ya funciona en otros ámbitos como el ecommerce y similares. De hecho, su valor reside precisamente en lo contrario, en resolver un problema muy concreto con una solución sencilla, integrada en el flujo real de trabajo. En un sector donde gran parte de la innovación se centra en software, optimización o visibilidad, este tipo de infraestructuras recuerdan que todavía hay ineficiencias básicas por resolver en el terreno físico.
La pregunta no es si este tipo de sistemas (la instalación de taquillas para la gestión de documentos y llaves con los conductores) van a sustituir completamente los modelos actuales, sino en qué medida van a redefinir la operativa en aquellas franjas donde la presencia humana deja de ser eficiente. En un entorno donde, para el transporte y la logística, la disponibilidad de personal es un problema creciente, cualquier solución que permita mantener la actividad sin ampliar estructura merece, al menos, ser observada con atención.
Carlos Zubialde
contacto@informacionlogistica.com
