Uno de los enemigos más poderosos en robar el tiempo en las empresas del siglo XXI, es el correo electrónico. Nos encontramos en la era de la información inmediata, las nuevas tecnologías permiten una comunicación más rápida, sencilla y fácil, la más rápida que jamás el humano ha disfrutado. El correo electrónico se ha convertido en una de las herramientas indispensables dentro de esa comunicación, sea a nivel personal, sea a nivel profesional.
Lejos quedan los tiempos del origen del correo electrónico, año 1961 en el MIT (Instituto Tecnológico de Massachsetts). Aquel año, el MIT realizo el primer envío de un correo electrónico desde una terminal IBM 7094, creando una nueva forma de compartir información. En 1965 se empezó a manejar datos en un ordenador compartido, y en el año 1966 se crearon redes de ordenadores conectados, que emitían y recibían correos electrónicos.
En el año 1971 se inventa la @, su artífice es Ray Tomlison; la “arroba” en ingles se traduce como “at”, por lo que en castellano quiere decir “en”, por lo que nuestra dirección de correo contacto@informacionlogistica.com , en realidad quiere decir “contacto en informacionlogistica.com”.
El uso del correo electrónico se populariza a partir de ese año (1971), mediante la creación de ARPANET, la red de contacto del ministerio de defensa de los Estados Unidos, precursor de lo que es hoy Internet. El uso del correo electrónico se populariza sobre todo a finales de los años 90 e inicios del 2000, siendo hoy una herramienta imprescindible en el día a día de cualquier empresa.
Las de transporte y logística no son una excepción, utilizan el correo electrónico no solo para comunicaciones internas, también se utiliza el correo para conectar con clientes así como con destinatarios, siendo el medio de información de la situación de los envíos por ejemplo. Pero este uso comienza a ser un problema, que en muchas ocasiones generan las propias empresas.
Las empresas de transporte contienen distintos departamentos, dentro de los cuales existen distintos equipos compuestos por un grupo de personas. El problema se suscita cuando uno quiere contactar con un equipo concreto, pongamos ejemplos: imaginemos que queremos contactar con el equipo que se encarga de las exportaciones a Francia, pero no sabemos en concreto con quien hacerlo. Supongamos que el equipo está compuesto por 10 personas, todas ellas con su dirección de email correspondiente, y que además tienen un email del equipo, redireccionado a todos ellos, para no perder el control.
En este caso simulado, como no sabemos todos los emails, se lo hacemos llegar a 4 contactos que tenemos, y además al general (por eso de no fiarnos); en realidad 4 de estas personas recibirán el mismo correo dos veces. Y lo peor viene ahora, cuando uno de ellos contesta al cliente, y para asegurarse de que la respuesta es correctamente atendida (porque en nada termina su jornada laboral), contesta al cliente, CON COPIA A TODOS!. Efectivamente, los otros 9 componentes del equipo recibirán la respuesta desde el general, y 3 de ellos lo tendrán por duplicado.
¡Hagamo un recuento! Un correo y su respuesta, dos en total, es visualizado 28 veces por 10 personas distintas!
Mira en tu empresa cuantos correos gestionas que no debería, cuantas copias recibes que no deberías de recibir, y lo haces “por si las moscas”…
El correo electrónico es el mayor pozo de improductividad, una herramienta tan necesaria de contacto con clientes y proveedores, que cada vez está siendo peor utilizado, robando el tiempo a las personas en una tarea improductiva de leer y eliminar correos que no deben de recibir, en lugar de poder desarrollar su labor.
Artículo propiedad de Carlos Zubialde
contacto@informacionlogistica.com
