Desde hace varios años la realización de “concursos abiertos” o Tenders en el transporte es una práctica habitual y cotidiana. Lo es tanto que incluso pierde ya parte de la propia filosofía de la herramienta e incluso no logra los propósitos mas básicos para quien lo propone como sería lograr la reducción del precio.
La presión del precio llega al punto donde canibaliza otras partes importantes del tender vaciando de contenido y buscando no una colaboración a largo plazo sino la obtención del proveedor con el precio mas reducido. Estas prácticas tiran por tierra pilares tan importantes de un tender como:
1-Información abierta: Para poder lograr la colaboración WIN-WIN con los mejores proveedores de transporte para cada uno de los servicios o tráficos consiguiendo por su volumen y recurrencia, en las mejores condiciones de precio y de calidad de servicio
2-Seguridad financiera: la empresa que realiza el Tender, dentro de es filosofía WIN-WIN , ofrece unas condiciones de pago estables y garantizadas, así como también un periodo de ejecución que permite al proveedor de transporte asumir las inversiones necesarias si las tuviera que hacer para prestar el servicio.
3-Calidad: Por último la empresa que lanza un tender pide a sus proveedores de transporte unos niveles de calidad que son medidos de forma continuada; estas mediciones y el cumplimiento de los ratios es básico para el buen funcionamiento de la colaboración, y en caso de que los ratios empeoren, dentro del propio tender suele estar reflejado el “castigo” sea en la perdida de volumen de tráficos cuando son varios los proveedores que están realizando el servicio como por sanciones económicas
Los tender actuales
Existen varios motivos por los que este tipo de cotizaciones han llegado a la situación actual. Una de ellas la encontramos en los gestores de la licitación y es que es muy habitual encontrar a responsables de departamentos como compras en la responsabilidad. Este es un grave error ya que a su desconocimiento sobre las necesidades de su propia organización en materia de transporte y logística, su visión esta muy centrada únicamente en la parte económica. Su objetivo es lograr que en su Excel el precio sea el menor posible.
Otra variable la encontramos en el cíclo económico y es que la crisis del 2008 junto con la del coronavirus en el 2020 han acentuado y primado la búsqueda de una reducción del precio. Incluso variables tan primordiales como tener claro que se quiere buscar con un tender (mejora de una ruta de distribución, búsqueda de multiproveedores etc) se difuminan ante la “tiranía” de buscar el mejor precio, obteniendo finalmente resultados no tan espectaculares como los que se pretenden.
Para que un tender o licitación sea completo tiene que tener una primera base para optimizar la elección y no podemos primero DEJAR DE FIJAR UN OBJETIVO CLARO de la licitación. Saber cual es el objetivo que se persigue (mejorar servicios, tener mayor número de opciones, buscar una reducción del precio …) es fundamental. Debemos de tener un objetivo principal así como otros 4 o 5 objetivos secundarios, tenerlos en lista también nos ayudará a crear un sistema de puntuación.
Otro punto importante y que muchas veces no se tiene en consideración es mantener una comunicación abierta, clara, transparente y estandarizada con los participantes de la licitación. Cuando hablamos de Tenders tenemos que considerar que acudirán a la misma un numero importante de distintas empresas, es necesario clarificar un único canal de comunicación así como una única forma de comunicación con todos ellos. Además esta comunicación obligatoriamente tiene que ser estandarizada para no crear desequilibrios entre los candidatos.
Y el último punto importante de esta primera parte es el tiempo. Una licitación debe de tener sus tiempos claramente definidos, no solo en los puntos que conciernen a los participantes sino también a la empresa que licita.
El futuro de los tender pasa por el…..Big Data
Exacto, ¿de que sirve decir que se tiene que aplicar la transformación digital en el transporte y la logística si no lo hacemos en una operación como un tender?
Además de las 3 pautas señaladas (clarificación del objetivo, comunicación y agenda) los tender del futuro deben de pasar por añadir una mayor capa de información tanto a quien lo haga como a quien participe en los mismos.
El licitador tiene la obligación de ofrecer el máximo de datos posibles a los participantes si quiere lograr sus objetivos. Basarse solo en los datos estadísticos no es de gran ayuda en mercados tan cambiantes como los actuales, no es posible gestionar esta compra de transporte por medio de una herramienta como el tender en base a la experiencia de los empleados, de los resultados de años anteriores o de “intuiciones” tanto del pasado como del futuro.
El mayor error de los tenders de transporte es que miran al pasado en lugar de mirar hacia el futuro y es en este punto donde entra el Big Data. Los tender del futuro deberán de basar su trabajo como un proceso de compra e intentando poder tener una predicción de la demanda futura, que será en la que tiene que basar la licitación.
Actualmente todas las empresas generan un volumen importante de datos que permiten poder mediante distintas herramientas realizar una predicción de la demanda. Estas herramientas generan un Big Data con datos internos y externos de la empresa y sector, a las cuales se le realizan ajustes para poder generar esa predicción. Estos ajustes tienen en cuenta aspectos como los históricos de ventas y compras, las tendencias del mercado, tendencias económicas, datos de proveedores etc.
Una vez que todos esos datos son unificados desde todas las fuentes de información existenten, son tratados con algoritmos predictivos que nos arrojaran las necesidades que tenemos en la actualidad así como las futuras. Y es en este momento, cuanto tenemos la visión de futuro plasmado en un cuadro de mando cuando podemos “crear” nuestra licitación, que estará ajustada plenamente a las necesidades futuras que tendremos y no a “estimaciones” como se hace en la actualidad.
Y nos quedaría una última parte en este viaje de la transformación digital en el transporte mediante la aplicación de Inteligencia Artificial para automatizar los procesos del tender y recibir todas las sugerencias, precios y condiciones de forma completamente autónoma.
Al final del proceso únicamente nos quedaría realizar la selección, para ello habremos tomado la decisión con base en un cuadro de mando ajustado a la predicción de compra y cuyos datos han sido recogidos de forma autónoma mediante Inteligencia Artificial.
Esto si es transformación digital en el transporte.
Artículo propiedad de Carlos Zubialde
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