¡Que la falta de control de tu stock no te termine ahogando!

No es la primera vez que tratamos este tema desde informacionlogistica.com porque sabemos que tener un correcto control del stock en una empresa puede suponer desde una ventaja competitiva hasta el mayor de los lastres tanto a nivel operacional como económico.

Saber cual es el nivel de las existencias de las que disponemos, el nivel de las materias primas que tenemos para la producción o los pedidos ya terminados pero que no han sido servidos a los clientes son cuestiones de deben de estar supervisados de forma continuada mediante un sistema de control que debe de quedar correctamente definido y aceptado por todo el equipo logístico sea nuestra actividad la logística como si nuestra responsabilidad se centra en en área de logística de una empresa industrial.

Como llevar a cabo el control

Para poder establecer un correcto sistema de control debemos primero que diseñar nuestro almacén en función de nuestras necesidades, debemos de saber organizar nuestro almacénprimero para ser mas eficientes con el espacio que tenemos y segundo para situar mejor las mercancías de forma que podamos acceder en el menor tiempo posible y de la forma mas sencilla hasta las mercancías mas importantes para nuestra actividad.

Es esencial comprender estas dos variables ya que en caso de necesitar realizar un control de stock o existencias sobre nuestros productos “estrella” podremos realizarlo en el menor tiempo posible y con la mayor calidad sabiendo exactamente que tenemos. Esto mismo debemos de aplicar también si almacenamos materia prima para la producción, sin materia prima no hay producción….

Pero igual de importante que el sitio físico en nuestro almacén es tener un buen SGA o programa de gestión de almacenes. En el sector de la logística es habitual el uso de este tipo de programas que nos sirven para poder gestionar la información en tiempo real de los productos que tenemos en stock, de los pedidos pendientes de servir o del espacio que tenemos disponible en nuestro almacén logístico.

Pero en las empresas industriales ya no es tan habitual contar con este tipo de herramientas, por experiencia puedo decir que “Don Excel” sigue siendo el rey ya que no se cuenta con ningún programa o TMS (Transport Management System) integrado en la labor del almacén o del departamento logístico. Contar con estas herramientas nos ayudaran a tener el primer dato importante como es saber concretamente que tenemos en nuestro almacén y evitar esa sensación de ahogo y descontrol que muchas veces se apoderan de las empresas al no saber que tienen en su almacén.

Orden y gestión

Ya hemos puesto las dos bases sobre las que deben de estar sujetada cualquier sistema de control de stock: espacio-almacén- e información_SGA o programa informático de control-, ahora pondremos las otras dos que nos hacen falta para completar la mesa: orden y gestión.

Aquí volvemos otra vez al inicio de nuestro post y es que aun teniendo las herramientas (almacén y programa informático) si no ponemos un orden en los procedimientos y tenemos un control sobre la actividad seguiremos cometiendo los mismos errores y seguiremos sin saber que tenemos en nuestro almacén que al final se traduce en perdidas económicas por no servir los pedidos a los clientes (perdidas de pedidos) o por tener mucho material inmovilizado en nuestro almacén que ya habremos pagado.

 

Una vez que ya tenemos claro como será la disposición de nuestro almacén e implantado un sistema de control de mercancías mediante un sistema informatizado nos llegará el momento de realizar un control sobre la gestión para mejorar los rátios ya que saber que tenemos que almacenar, cuantas unidades y el tiempo serán variables de las que dependerá nuestra empresa o la de nuestro cliente si nos dedicamos al almacenaje logístico externo.

Tener un control sobre el stock manteniendo un equilibrio entre las entradas de materias primas o productos  frente a las salidas o ventas nos permitirá tener un stock equilibrado y que no lastre nuestra economía ni que tengamos el temido momento de una “rotura de stock”.

Como mantener el equilibrio del sotck

Para poder mantener un correcto equilibrio de nuestro stock debemos primero debemos de determinar cual es el nivel ideal de sotck, cual es el punto de equilibrio en el cual no tenemos stock ni de mas ni de menos. Tenemos un stock por encima del nivel ideal es perder dinero ya que lo tenemos inmovilizado en el almacén y si tenemos de menos podemos sufrir una rotura de stock y no poder producir ni servir nuestro producto.

El nivel ideal o de equilibrio le debemos de poner unos segundos subniveles, esos puntos donde saltan las alarmas y que nos tienen que hacer movernos. Determinar cual es el nivel máximo de reservas (cantidad máxima de existencias de un producto) como el nivel mínimo nos darán la guía de donde poner el subnivel de alarma. Para este control necesitamos nuestro SGA o programa informático, en el estipularemos esos niveles y subniveles y determinaremos como y quien deben de ser los receptores y gestores de las alarmas y su posterior gestión.

Debemos también de tener en cuenta la actualización de estos niveles ya que los mismos pueden cambiar y variar en función de las necesidades de producción o de las ventas. Tener el cálculo de meses y periodos anteriores así como unas previsiones de ventas nos ayudarán a poder mantener vivo el dato de cual es el stock necesario en nuestra empresa y no ser presa del pánico cada vez que hay un cambio o nos pregunten cual es el stock que tenemos en el almacén.

Artículo propiedad de Carlos Zubialde

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Carlos

Experto en todo lo que tenga que ver con el transporte, la logística y el ecommerce.