No es la primera vez que se comete el grave error de poner el foco en aspectos operacionales dejando un poco de lado otros parámetros cuando hablamos de digitalización.
En las empresas de transporte y logÃstica se suele pensar que la operativa (el transporte, la preparación de los pedidos, el control de stock etc) es el "corazón de la actividad", y no les hace falta razón pero, un transporte no termina hasta que este no se cobra por parte del cliente.
Este es precisamente uno de los problemas, el departamento de administración y finanzas son equipos con una alta digitalización en sus procesos diarios (facturación, contabilidad, gestión de cobro etc), pero en ocasiones esa información no se traslada hasta otros departamentos que necesitan esa información, sea la dirección de la compañÃa o la dirección comercial por ejemplo.
Gestionar las ventas en la nube
Con las posibilidades que nos ofrece la tecnologÃa y la conectividad total, las empresas de transporte deberÃan que dar un paso en la unificación de sus distintos departamentos para poder crear y tener un control sobre las ventas. En tiempos de máxima competencia, tener el control de las ventas en una sola aplicación, gestionar la preventa de tu empresa tiene que ser prioritario.
Existen muchos y distintos tipos de programas de gestión y Apps, por eso para elegir el compañero perfecto primero se debe de hacer una labor de investigación. Es necesario tener claro algunos parámetros para poder tener ese control de las ventas, para que nuestro sistema de preventa sea eficaz al 100%:
- Opciones para la gestión diaria: parece lógico pero para tener el control necesitamos tener acceso a todos los archivos y ficheros que componen nuestra actividad, controlar el número de pedidos u ordenes, la gestión de albaranes, la gestión de facturas etc.
- Gestión de clientes: tener integrada toda la información de los clientes es vital, no solo para poder conocer su ciclo de venta, sino también para poder detectar imprevistos o situaciones tensas.
- Gestión de visitas: no puede faltar toda la información relativa a la actividad comercial, que unida con la gestión de clientes nos ofrece un mapa completo para poder manejar la información.
- Gestión de cobro de facturas de clientes
- Liquidación de chóferes, equipos comerciales o personal desplazado.
Objetivo: aumentar la productividad
Al final crear un sistema de información con conexión al 100% de las actividades de la empresa tiene además un objetivo añadido: aumentar y optimizar.
Optimizaremos nuestros recursos si trabajamos con un ERP que tenga añadido un sistema de preventa al disponer de la totalidad de la información en un formato visualmente compacto. Poder realizar gestiones como establecer cualquier documento de pago o cobro, crear presupuestos, anotar solicitudes de servicio, lanzar el albarán de recogida o facturar desde un solo sitio nos permite optimizar los recursos de nuestra compañÃa.
Centrarnos solo en la digitalización de una parte no nos permite poder ver la integridad de la actividad, tener el control es una parte esencial, por eso nuestro sistema tiene que ser adaptable y con una cobertura de 360º
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