Es muy posible que la palabra "kanban" sea relativamente familiar para el lector sobre todo por ser un método de trabajo y gestión de proyectos muy en boga en sectores como el comercio electrónico. Pero, ¿qué es el método Kanban?
Lo primero que tenemos que decir es el significado de la propia palabra Kanban cuyo origen es japones y puede significar algo parecido a "tarjetas visuales" por la unión de las palabras Kan (visual) y ban (tarjeta). El propio origen de la metodología proviene igual que la palabra desde Japón y se utilizó para dar nombre a un método de gestión que se creó dentro de la compañía de automóviles Toyota.
Kanban fue la consecuencia de los métodos de mejora que Toyota tenía en marcha que llamaban "Lean" y cuyo objetivo era mejorar la producción y la reducción de stock y costes. Lo que buscaban era el famoso "Just in Time" (no confundir con entrega rápida, cuestión que ya tratamos en informacionlogistica.com)
Kanban no lo determinan como una técnica de desarrollo sino como un "gestor de tareas". Mediante este sistema se pueden gestionar los distintos proyectos, visualizar su desarrollo, priorizar tareas etc. Tampoco tiene unas reglas establecidas, pero si se puede decir que hay 3 "etapas" dentro de la gestión de proyectos:
- Visualización: permite visualizar fácilmente el trabajo a desarrollar, las fases del ciclo así como controlar los flujos de trabajo
- Monitorizar: se determina el límite de los proyectos en curso de forma que no se realizan esfuerzos adicionales en proyectos estancados
- Lead Time: se mide el tiempo invertido en cada proyecto o tarea.
¿Y como aplicamos Kanban en el transporte?
En el sector del transporte no todo es recoger una mercancía y entregar en destino. Con los tiempos en los que estamos el sector esta siempre alerta sobre las nuevas necesidades que los clientes demandan, y cada demanda es un proyecto.
Además la mejora de los procesos logísticos necesita de un control y gestión constante en función de las distintas tipologías de mercancía que se tienen que almacenar o transportar así como de los cambios de hábitos de compra si nos dedicamos al ecommerce por ejemplo.
Y por último y reflejo del dinamismo del sector del transporte, una compañía si desea ser puntera no puede cerrar las puertas a nuevos proyectos, y estos tienen que ser gestionados para poder ser valorados e implementados si obtienen la aprobación necesaria.
Para poder aplicar un sistema de este tipo en una empresa de transporte y/o logística además de tener en consideración lo indicado anteriormente también deberemos de buscar una transversalidad en los actores que participan en la misma. No obtendremos buenos resultados por ejemplo en áreas operacionales si quienes toman parte del proyecto no están en el día a día operacional por ejemplo. Se tiende a utilizar este tipo de métodos únicamente a niveles direccionales sin contar con actores que pueden ser muy importantes en el desarrollo de los proyectos.
¿Pero eso como se puede hacer?
Vamos a tomar como referencia los 3 pasos que anteriormente hemos indicado como los habituales. Es importante tener una visión amplia para no coartar las ideas que se presenten. Muchas veces la idea más descabellada es la más "brillante".
Visualizar:
Para poder visualizar el flujo de los trabajos así como sus fases lo que se hace es dividir el trabajo en distintas partes. Si tomamos un proyecto en lugar de poner solo en proyecto se divide este en tantas partes como sean necesarias (tareas). Para poder visualizar estas tareas lo habitual es poner cada una de ellas en un post-it dentro de una pizarra, pared etc (seguro que ahora te suena la imagen). En el post-it se pone la descripción de la tarea y la duración que se estima para la realización de la misma.
Una vez que tenemos el post-it los tenemos que ordenar para poder tener un cierto control de los mismos. El control se hace estableciendo columnas que significan estados (pendientes, en desarrollo, rechazadas, apartadas etc)
También podemos utilizar port-it de distintos colores para resaltar la importancia de cada tarea de forma que podamos cumplir con el objetivo de saber visualmente que trabajo y tarea hay que realizar, priorizar las tareas e incluso asignar y reasignar el personal de cada tarea en función de la evolución.
Monitorizar
La siguiente fase es la de controlar y monitorizar los tiempos de las tareas. En este apartado suele ser muy importante el control del tiempo, ya que en caso contrario nos podemos eternizar en una tarea.
Como ya hemos dicho, en la fase de visualización se debe de estipular un tiempo para cada tarea y en la fase de monitorización tenemos que ser muy estrictos con el cumplimiento de ese plazo y sobre todo en las tareas que están en proceso. Las tareas en proceso se les llama WIP (work in Progress) y el principal error de no cumplir con el plazo es que la persona o equipo encargado tiene muchas más tareas que cumplir por lo que llegamos al siguiente punto: ¿cuántas tareas puede hacer a la vez una persona o equipo?
En kanban antes de comenzar se tiene que definir cuantas tareas puede hacer cada equipo además de delimitar de que ciclo del trabajo (de las columnas que hemos puesto al principio). Un equipo NUNCA puede ni rebasar el limite de WIP ni tampoco comenzar una nueva tarea si no tiene finalizado un WIP (work in progress).
La idea es centrarse en las tareas asignadas y no comenzar nuevas sin terminar los WIP que tengamos. Por cierto, no existe cifra mágica de WIP que puede gestionar un equipo, eso lo debemos de ir controlando con el tiempo y la experiencia.
Lead Time
Como hemos dicho en la fase de monitorización controlar el tiempo de cada tarea y hacer que se cumpla es vital. Como unidad de tiempo o "lead time" decimos que es el tiempo que se necesita desde que se hace la petición de la tarea hasta que esta se entrega o se hace efectiva al 100%.
Existen distintas métricas para medir ese tiempo, pero en el caso del transporte lo más normal es que trabajemos con procesos de mejora de rendimientos (operacionales etc). Para poder medir esos tiempos tenemos que aplicar sistemas que nos den información interna y no tanta información que se comparte con clientes con los que estamos trabajando en proyectos.
Las métricas más habituales son dos: Lead Time y Cicle Time. En proceos operacionales lo habitual es que se trabaje con una métrica Cycle Time que mide el ritmo de terminación, mientras el Lead Time mide el ritmo de entrega:
Conclusiones
Muchos acusan al sector del Transporte o la Logística como sectores inmovilistas y más en los tiempos que corren donde la cuestión medioambiental esta tan en boga. Por ese motivo hay que "empujar" a todas las empresas de transporte para que modernicen sus operativas, para que gestionen de forma más eficiente sus recursos y den soluciones más eficaces a sus clientes.
Gestionar proyectos debe de ser algo habitual para una empresa de transporte y el método Kanban es solo una forma de ayudar en ese camino. Porque lo dicho es verdad, hay ocasiones donde la idea más loca es la buena....
Artículo propiedad de Carlos Zubialde
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