Todos tenemos claro que tener uno o varios proveedores de transporte es una forma de garantizar el éxito de nuestra cadena de suministro. Pero hasta llegar a la elección del proveedor 5 estrellas, muchas veces el camino suele ser largo, tortuoso y lleno de problemas.
Uno de los motivos suele ser que muchas empresas lanzan lo que llaman un "tender", tema del que ya os hable en otro post con mucha repercusión titulado "
Los Tender en el transporte: Que viene el coco!
Los tender son concursos para seleccionar el o los proveedores ideales que se ajusten a nuestras necesidades, el éxito de este proceso será el posterior éxito en las operaciones diarias, cosa que no siempre ocurre.
¿Cual es el motivo?
El principal motivo suele ser que el peso de la parte económica se come a los otros aspectos como el servicio, la operativa, la disponibilidad, etc etc. Para llevar adelante esta selección, primero tenemos que
desechar la propia palabra "tender", y sustituirlo por un proceso organizado, preparado, con abundante información, y con un objetivo claro y definido desde el inicio; con todo ello podremos tener todos los datos necesarios para hacer un correcto análisis que nos permita
elegir el mejor proveedor para nosotros.
Para llevar adelante esta selección, normalmente los departamentos implicados suelen ser los de compras y logística, incluso en otros casos la dirección de la compañía selecciona una empresa externa que es quien lleva el peso de la selección, y lease bien que digo selección,
no reducción de precio, ya que existen otras muchas empresas cuyo objetivo no es mas que reducir el precio o coste del cliente, en muchos casos incluso a costa de penalizar servicio.
Otro objetivo de este tipo de selecciones es tener un mayor número de propuestas de una sola vez, la inversión en tiempo es mucho menor en una selección donde acceden 10 empresas por ejemplo, que reunirse con cada empresa de forma individual durante varias reuniones para fijar su propuesta y oferta. Para poder fijar esa propuesta y no caer en la búsqueda única del precio mas barato, debemos de ofrecer primero una información clara a las empresas que quieran postular, vamos con algunas de las que creo son mas importantes:
Objetivos claros
En la primera fase, de forma interna habremos realizado un estudio de nuestras necesidades y establecido que queremos conseguir con la selección de proveedor de transporte. EL tener unos objetivos definidos nos ayudará primero para poder decir a los proveedores
QUE QUEREMOS, QUE NECESITAMOS, Y COMO LO NECESITAMOS. Facilitar esta información ayuda al proveedor a ajustar su propuesta, y nos ayuda a nosotros en tomar las decisiones.
Es importante también resaltar que la información debemos de ofrecerla a todos los proveedores en el mismo formato, formato que luego nos ayudará a nosotros "unificar" en un mismo mapa para su valoración, y que podremos definir claramente la información mas sensible e importante para nosotros, la mas relevante, la decisoria e incluso la diferencial o de mejora.
Delimita los tiempos
Este es otro punto importante, muchos procesos de selección se hacen eternos e interminables, y esto es debido a que no existe un programa de fechas que delimite el tiempo.
De la misma forma que hemos delimitado los objetivos, tenemos que
delimitar los tiempos de la selección, que recursos invertiremos en los mismos ( materiales, de personal, etc ), y una clara tabla de las fases de la selección:
1-Cuando comenzaremos la selección
2-El tiempo máximo de recepción de propuestas de proveedores
3-Cuando tendremos realizado el comparativo de las propuestas
4-Plan de fechas de análisis
5-Fecha de comunicación a proveedores de los finalistas y descartados
6-Plan de fechas de reuniones con los proveedores finalistas
7-Fecha límite de asignación de proveedores
8-Fecha prevista de inicio de las operaciones
9-Fecha de primera reunión de evaluación interna del servicio ofrecido
10-Fecha de primera reunión con proveedores para la primera evaluación del servicio
Las prisas, malas consejeras
Este buen refrán encierra la clave de este tipo de procesos.
Invierte el tiempo necesario en tener toda la información necesaria para poner un proceso de este tipo en marcha, y de igual forma, toma también el tiempo necesario para analizar y tomas la decisión final.
Empezar bien y terminar bien nos dará la llave del éxito de un buen proceso de selección de proveedor de transporte; muchas veces no se hace ese trabajo inicial para saber que es lo que necesitamos ( establecer nuestro objetivo), y el resultado suele ser el habitual, una mala experiencia. Todo el proceso suele ser mas ágil cuando la información es clara, organizada, estructurada y correctamente comunicada.
Conclusión
Un proceso de selección y no un tender de precio puede ser una perfecta herramienta para lograr tener los mejores proveedores de transporte; una selección bien organizada y controlada en su desarrollo nos permitirá no correr riesgos en la elección, y garantizar el correcto funcionamiento de nuestra cadena de suministro.
Artículo propiedad de Carlos Zubialde
contacto@informacionlogistica.com
