En pleno siglo XXI uno de los principales problemas que tiene el transporte y la logística es el papel. Muchas compañías (demasiadas podemos decir), siguen trabajando con sistemas operativos de hace décadas, trabajando de forma constante y diaria con el papel, con lo ineficiente que es ese sistema además de ser medioambientalmente poco sostenible.
En muchos equipos de tráfico podemos ver que todavía se utilizan documentos en papel, no solo los anticuados expedientes, sino facturas y documentos oficiales, entre los cuales el CMR sigue siendo el rey. En ocasiones la gestión puede ser “mixta”, es decir, se genera el expediente en la nube donde se introducen estos documentos escaneados, pero el papel, no sabemos el motivo, sigue estando presente encima de las mesas.
Y esto todavía se puede hacer mucho mayor cuando acudimos a los departamentos de facturación o accounting, donde, por un lado, se acumulan muchas veces las facturas propias y las facturas que se reciben de los proveedores.
Ahora vamos a ponernos en la piel de una compañía, puede ser de retail, ecommerce o industria, con un volumen elevado de contratación de servicios de transporte; nos podemos imaginar a su departamento de logística y contabilidad, recibiendo facturas kilométricas, con cientos de líneas, teniendo que cotejar una a una para detectar las no conformidades.
¿Podemos reconducir esta situación?
Claro que si, las distintas tecnologías que tenemos en la actualidad nos permite poder no solo generar las facturas en formatos digitales, sino incluso crear desarrollos de control de facturas, que detectan las no conformidades de forma automatizada, e incluso podemos aplicar Inteligencia Artificial para poder hacer una predicción del coste antes del cierre del periodo de facturación del proveedor de transporte.
El objetivo final ha de ser sustituir la perdida de tiempo de nuestro personal por un desarrollo tecnológico, que logre no solo reducir el tiempo de checking de facturas, sino que este sea más eficiente.
Y te preguntarás que hacemos con el personal ¿no? Está claro, destinemos a las personas a las tareas de valor de nuestra compañía, reforzar el servicio de atención al cliente nunca es una mala idea….
Artículo propiedad Carlos Zubialde
contacto@informacionlogistica.com
