La legislación en materia de Prevención de Riesgos laborales (Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales) y el Real Decreto 171/2004 sobre Coordinación de Actividades empresariales obliga a las empresas además del cumplimiento de la legislación en esas materias, a llevar un estricto control en la gestión de la documentación que se genera.
En las empresas de transporte y logística habitualmente para llevar adelante esta labor se contrata a una empresa especializada en la materia, que gestiona la documentación de estas empresas en relación a la actividad que desarrollan en los distintos centros de trabajo. Mediante la gestión de estos especialistas, se garantiza que las contratas y subcontratas cumplan con la documentación relativa a la seguridad. Este aspecto es muy importante por la propia tipología de la empresa de transporte y logística, ya que a sus centros acuden numeras empresas subcontratadas, que a su vez tienen personal subcontratado (transportistas autónomos).
Tenemos que recordar que según el Real Decreto 171/2004, las empresas están obligadas a controlar la actividad que originan en sus centros de trabajo el personal desplazado de otras empresas (un transportista autónomo por ejemplo).
Todo esto implica que la empresa de transporte y las empresas subcontratadas que acceden a sus instalaciones inevitablemente han de llegar a un entendimiento no solo en el apartado de cuestiones operacionales, sino también en materia de legislación preventiva. El objetivo es doble, mantener las operaciones logísticas perfectamente engranadas y cumplir con la legislación en materia preventiva para minimizar y eliminar los riesgos que se dan en los almacenes logísticos y los de cross docking de mercancía.
Todo este entorno preventivo, cuyo objetivo es reducir los índices de siniestrabilidad y evitar los riesgos en las empresas subcontratadas, genera una importante carga en la gestión documental de contratas, siendo este uno de los aspectos que más recursos tiene que dedicar la empresa. Ante la situación se hace en muchas ocasiones más favorables la contratación de una empresa especialista en la Coordinación de actividades empresariales para que gestionen la documentación, que detallan la información de tipo laboral o preventiva a la empresa subcontratista.
Esta documentación varía dependiendo de la actividad de la empresa contratadora, del centro o centros de trabajo donde se desarrolla la actividad, la concurrencia a estos centros de trabajo por parte de las empresas subcontratadas, es decir, existen muchos factores que influyen en la documentación a solicitar.
A grandes rasgos, la documentación que se suele requerir se clarifica en dos grupos generalmente:
Documentación Administrativa: Es toda aquella documentación de aspecto laboral y social, tales como:
- Certificados de estar al corriente de pagos con la Seguridad Social
- Certificados de estar al corriente de pagos con la Agencia Tributaria
- TC1 o justificantes de pagos
- Pólizas de responsabilidad Civil
- Justificantes de pagos (pólizas etc)
Documentación preventiva: Toda la documentación relativa a la actividad preventiva que esté relacionada con los trabajos que la empresa subcontratada realizará en el centro de trabajo, tales como:
- Evaluación de riesgos
- Medidas preventivas de los riesgos
- Planificación de la actividad preventiva
Por lo tanto, es muy importante tener claro que la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es una “herramienta” que permite el control de las acciones que debe de llevar a cabo una empresa con el objetivo de prevenir riesgos laborales derivados de la contratación y subcontratación de empresas o trabajadores que realicen su labor en nuestros centros de trabajo. Controlar esa labor es muy importante, pero no debemos de olvidar realizar también una correcta gestión documental de toda esa actividad, ya que la responsabilidad última recae sobre la empresa contratadora.
Artículo propiedad de Carlos Zubialde
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